Alle Angebote zzgl. MwSt.
Menü
Zurück
Zurück
Zurück
Büromöbelprogramme
Zurück

Schäfer Shop Büromöbelprogramme

Eine Welt voller Möglichkeiten

Jetzt entdecken
Unsere beliebtesten Programme:
Geändert am : 20.04.2022 10:00
Lesezeit :

Selbstmanagement: Die besten Zeitmanagement Methoden

Strukturiertes Arbeiten bedeutet Zeit zu sparen – und Zeit ist Geld, nicht wahr? Doch nicht ausschließlich. Wenn Sie Ihre Aufgaben im Job zwar zügig, aber ohne Deadline im Nacken erledigen, kommt das nicht nur Ihrem Arbeitgeber zugute, sondern auch Ihnen persönlich. Durch gekonntes Selbstmanagement machen Sie weniger Fehler und gleichzeitig seltener Überstunden. Sie rücken Ihre Work-Life-Balance zurecht und bewahren sich den Spaß bei der Arbeit. Darüber hinaus verzetteln Sie sich nicht mehr in Nebensächlichkeiten oder unwichtigen Angelegenheiten, sondern lernen, wie Sie klare Ziele und Prioritäten setzen können. Für Ihre Karriere und für Ihr Wohlbefinden ist Selbstmanagement absolut notwendig und in jeder Hinsicht sinnvoll. Hier erfahren Sie alles, was Sie zum Thema Selbstmanagement und Zeitmanagement Methoden im Job wissen müssen.

Was ist Selbstmanagement?

Der Instinkt ist nicht immer verlässlich und gerade in stressigen Phasen oder wenn Sie sehr unter Druck sind, kein besonders guter Ratgeber. Trotz einer hohen Belastung durch stetigen Termindruck, permanente Erreichbarkeit und den alltäglichen Meetingmarathon können Sie mit den richtigen Methoden immer noch bewusste Entscheidungen treffen. Das bedeutet, dass Sie nicht aus einer Laune heraus agieren und deswegen vielleicht den falschen Weg einschlagen. Sie wägen ab, bevor Sie starten und entscheiden sich unter Berücksichtigung klarer Ziele für oder gegen etwas. Nach diesen Zielen richten Sie sich in Ihrem beruflichen Alltag anschließend konsequent aus.

Mit Hilfe von verschiedenen Tools können Sie Ihre Leistungsfähigkeit erhalten und gleichzeitig Ihre Kompetenz sowie Ihre wertvolle Erfahrung in Entscheidungsprozesse einfließen lassen, selbst wenn Sie von außen stark gefordert werden. Denn äußere Faktoren können Sie nur bedingt verändern und darum geht es beim Selbstmanagement: Sie beginnen bei sich persönlich – im Job und genauso im Privatleben. Selbstmanagement startet immer in Ihrem eigenen Handlungsfeld und befähigt Sie schlussendlich dazu, sogar unter anspruchsvollen Bedingungen noch Bestleistung zu erbringen, sich Ihre Motivation im Job zu bewahren oder Ihr Privat- und Familienleben besser zu organisieren. Sie konzentrieren sich auf das, was wirklich wichtig ist und setzen klare Prioritäten, die zusätzlich Ihrem Wohl und Ihrer Gesundheit dienen. Selbstmanagement Methoden sind aus.

Was ist der Unterschied zwischen Zeitmanagement und Selbstmanagement?

Oft werden beide Begriffe synonym verwendet oder gerne verwechselt. Doch Zeit- und Selbstmanagement meinen eigentlich nicht dasselbe. Zeitmanagement Methoden versuchen die persönliche Zeitnutzung zu optimieren. Darunter fällt die Erstellung von Zeitplänen oder die Arbeit mit Checklisten, wodurch Sie Ihren Arbeitstag besser strukturieren können. Doch für viele sind Zeitmanagement Methoden nur eine kurzfristige Hilfe, um zum Beispiel den Überblick zu behalten. Werden größere Veränderungen angestrebt, werden meist tiefgreifende Prozesse zur Persönlichkeitsentwicklung benötigt. Checklisten sind natürlich gute Helfer im beruflichen Alltag, aber haben auch ihre Grenzen. Und genau genommen können Sie Zeit gar nicht managen, da dies eine Konstante ist. Der Tag hat schließlich 24 Stunden und daran wird sich nichts ändern, obwohl jeder Mensch sicherlich ein paar Extrastunden pro Tag gebrauchen könnten. Aber seien Sie sich gewiss – diese würden sowieso nicht ausreichen, denn Menschen tendieren dazu, bis an das Limit zu gehen. Neue Aufgaben rücken in Windeseile nach oder lassen sich schnell finden. Das bedeutet im Umkehrschluss: Lernen Sie einen neuen Umgang mit allen Aufgaben, die an Sie herangetragen werden. Denn Sie können immer nur sich selbst verändern und so kommen wir erneut auf das Thema Selbstmanagement zu sprechen. Dieser Begriff geht nämlich weit über das richtige Händchen für eine sinnvolle Zeiteinteilung hinaus.

Im Selbstmanagement bedienen Sie sich verschiedener Methoden, um Ihre Arbeitsweise zu optimieren und für sich eine gute Entscheidungsgrundlage für den beruflichen Alltag zu schaffen. Doch nicht nur das. Selbstmanagement geht automatisch mit Selbstreflexion einher, der Kunst sich persönlich zu hinterfragen und das eigene Handeln aus einer anderen Perspektive zu betrachten. Denn um an sich persönlich zu arbeiten, müssen Sie sich Gedanken dazu machen, wo Verbesserungspotentiale bestehen oder mit was Sie unzufrieden sind. Seien Sie dabei ehrlich zu sich selbst und ja – das kann eine Herausforderung sein. Denn Selbstmanagement fordert Sie dazu auf, einen anderen Blick einzunehmen. Wenn Sie aktiv dranbleiben, kann die Veränderung viel tiefer greifen und Ihnen zu einer neuen Ausrichtung verhelfen. So werden Ihre Gedanken und Ihre Sichtweisen auf bestimmte Dinge durch Selbstmanagement Methoden geformt. Es ist ein spannender Lernprozess zur Entwicklung der eigenen Persönlichkeit und Sie übernehmen dafür die Verantwortung.

Wie Sie das Projekt Selbstmanagement starten können

Im Selbstmanagement geht es nicht einfach darum, eine Vielzahl an Methoden anzuwenden und für das Einhalten der Tools die nächste Checkliste zu erstellen. Es ist viel simpler. Beginnen Sie damit, sich selbst zu beobachten und eine gute Verbindung zu sich persönlich aufrecht zu halten – egal, wo Sie sich befinden. Nehmen Sie Empfindungen und Gefühle wahr, um sich bewusst zu werden, dass es vielleicht gerade stressig ist. Spüren Sie, wenn Sie unter Druck stehen und wenn Ihnen eine Aufgabe in diesem Moment großen Spaß macht. Das klingt abstrakt für Sie? Die Selbstbeobachtung macht tatsächlich Sinn und ist ein mächtiges Werkzeug für Ihr Selbstmanagement!

Die Erkenntnis, in welcher Gefühlslage Sie sich befinden kann für Sie einen großen Unterschied machen. Denn das ist Ihre persönliche Basis, von der aus Sie agieren, Entscheidungen treffen und mit anderen Menschen zusammenarbeiten. Bemerken Sie also, dass Sie sich gerade gar nicht oder besonders wohlfühlen, wird das auf Ihr Handeln Einfluss nehmen. Entscheidungen werden vielleicht anders gefällt. Sie können sich differenzierter ausdrücken oder anders auf die aktuelle Situation reagieren. Auf Dauer schaffen Sie sich auf diese Weise ein neutrales, solides Fundament. Sie entscheiden und nicht Ihre aktuelle Gefühlslage.
Sicher ist es am Anfang eine Herausforderung daran zu denken. Aber geben Sie sich ein wenig Zeit dafür. Mit mehr Übung wird die Selbstbeobachtung ein Automatismus werden, über den Sie gar nicht mehr nachdenken müssen. Schnellschüsse, die Sie im Nachgang bereuen könnten, gehören dann schon bald der Vergangenheit an.


Selbstmanagement Methoden für verschiedene Zwecke

Es gibt eine Vielzahl an Zeit- und Selbstmanagement Methoden für verschiedene Einsatzgebiete. Wählen Sie die Tools aus, die Ihnen bei der Arbeit tatsächlich helfen.

1

Edwards Gesetz – wenn Sie Deadlines zum produktiven Arbeiten benötigen

Gehören Sie zu den Menschen, die mit näher rückender Deadline plötzlich produktiver werden oder den Druck brauchen, um überhaupt mit einer Aufgabe zu beginnen? Dann sind Sie ein gutes Beispiel für das Prinzip des Edwards Gesetzes. Dieses geht davon aus, dass der erbrachte Aufwand zur Erfüllung einer Aufgabe immer mehr zunimmt, wenn sich der Termin zur Fertigstellung nähert. Eng damit verbunden ist das sogenannte Parkinsonsche-Gesetz, welches besagt, dass sich der Arbeitsaufwand mit der zur Verfügung stehenden Zeit ausdehnt. Je mehr Zeit Sie haben, desto mehr Zeit werden Sie benötigen. Doch je knapper es wird, desto mehr Stress werden Sie haben und das gilt es zu vermeiden. Sich über dieses Prinzip bewusst zu sein, kann bereits eine große Hürde nehmen. Üben Sie sich in Selbstdisziplin und verwenden Sie Zeitmanagement und Selbstmanagement Methoden, um gar nicht erst in die Falle zu tappen.
2

SMART-Methode

Mit der Zielsetzung beginnt jedes Vorhaben. Davon leiten sich nämlich alle weiteren Projekte oder Aufgaben ab. Aber passende Ziele zu definieren ist gar nicht so einfach, wie Sie vielleicht denken. Immer wieder werden Ziele festgelegt, die gänzlich unrealistisch und damit höchst demotivierend sind. Manchmal sind sie zusätzlich so schwammig formuliert, dass niemand so genau weiß, worauf man eigentlich hinarbeiten soll. Die Folge: Es kommt zu Differenzen bei den festgelegten Prioritäten und in der Zusammenarbeit. Wichtige Ressourcen werden verschwendet und das Betriebsklima kann ebenfalls darunter leiden. Um das zu vermeiden, gilt es einiges zu berücksichtigen.

Sie wollen die richtigen Ziele definieren und damit über eine klare Ausrichtung im Arbeitsalltag verfügen? Die SMART-Methode zum Selbstmanagement hilft Ihnen dabei. Folgende Schritte bringen Sie Ihren Zielen näher:

  • S, wie spezifisch:

    Seien Sie bei der Zieldefinition so konkret wie möglich, um Fehlinterpretationen zu vermeiden.

  • M, wie messbar:

    Definieren Sie Messgrößen quantitativer oder qualitativer Natur, damit Ihr Ziel für alle greifbar wird.

  • A, wie aktivierend:

    Ziele sollten den Ehrgeiz wecken und Lust darauf machen, Sie zu erreichen. So gehen alle Beteiligten mit vollem Einsatz an die Arbeit.

  • R, wie realistisch:

    Unerreichbare Ziele sind frustrierend und nicht wirklich hilfreich. Bleiben Sie also am Boden der Tatsachen. Denn Ziele sind keine Visionen.

  • T, wie terminiert:

    Schaffen Sie mehr Verbindlichkeit, indem Sie Deadlines vorgeben. Auch für Teilziele sollten klare Zielvorgaben geschaffen werden.

3

Pareto Prinzip

Wenn Sie sich im Büro vor Aufgaben kaum retten können, laufen Sie schnell Gefahr den Überblick zu verlieren. Möglicherweise helfen Sie dann der Abteilung oder jenen Kundinnen und Kunden, die viel lauter als alle andere schreien, aber nicht unbedingt die wichtigsten sind. Dann kann das Relevante zu kurz kommen, was Auswirkungen auf Ihre Zielerreichung hat oder Sie kompensieren die falsche Prioritätensetzung durch Überstunden, um diese Aufgaben gerade noch fristgerecht zu erledigen. In beiden Fällen sind Sie der Leidtragende.

Nicht nur, aber besonders in anspruchsvollen Phasen ist es wichtig, den Einsatz der begrenzten Ressourcen sinnvoll zu wählen – unabhängig davon, ob es sich um Geld oder Ihre Arbeitszeit handelt. Genau in diesem Punkt setzt das Pareto Prinzip an, welches von einer 80-20 Regel ausgeht. Demnach reichen 20 Prozent des Einsatzes aus, um 80 Prozent des möglichen Erfolges zu erwirtschaften. Diese Richtwerte lassen sich auf alle möglichen Situationen umlegen.

Was heißt das konkret für Ihren Arbeitsalltag? Identifizieren Sie die besagten 20 Prozent im Job und kümmern Sie sich um die wichtigen Angelegenheiten zuerst. Danach können Sie sich dem Rest widmen, der im Ausmaß aber deutlich weniger zu Ihrem Erfolg oder Ihrer Zielerreichung beitragen wird.
4

ABC-Methode

Das Wichtige vom Unwichtigen zu unterscheiden ist meist gar nicht so einfach. Mit Hilfe der ABC-Methode, welche an die Pareto-Methode anknüpft, unterteilen Sie Ihre Aufgaben in drei verschiedene Kategorien. So können Sie den Fokus auf die Aufgaben oder Projekte lenken, die für Sie und das Unternehmen tatsächlich von hoher Relevanz sind. Die Einordnung in drei Kategorien kennen Sie vielleicht aus der Materialwirtschaft oder dem Vertrieb, wo ABC-Analysen ein gängiges Tool sind, um sinnvolle Klassengrenzen bei gelagerten Materialien sowie Kundinnen und Kunden zu definieren. Die Eingliederung in Klassen oder Kategorien macht immer dann einen Sinn, wenn mit den Kategorien unterschiedliche umgegangen werden muss. Das ist bei der Einteilung Ihrer Aufgaben in Kategorien der Fall. Sie können Aufgaben vorziehen, an andere abgeben und delegieren, auf später vertagen oder von Ihrer Liste komplett streichen.
Die Anwendung der ABC-Methode ist relativ simpel und doch effektiv. Sammeln Sie Ihre aktuellen Aufgaben und ordnen Sie diese den folgenden Kategorien zu:

  • A-Aufgaben

    haben eine hohe Priorität, weil die Erreichung wichtiger Ziele davon abhängt. Das ist beispielsweise der Fall, wenn durch die Erledigung Ihrer Aufgaben die fristgerechte Lieferung an die wichtigsten Kunden auf dem Spiel steht.

  • B-Aufgaben

    sollten Sie erst nach den A-Aufgaben tätigen oder delegieren. Sie haben eine mittlere Priorität, wie die Beantwortung einer Verständnisfrage eines kleineren Kunden, wenn Sie sich gerade um die besagte Lieferung kümmern. Die Antwort kann ebenso eine Kollegin bzw. ein Kollege oder die Assistenz übernehmen und vielleicht sogar bis zum nächsten Tag warten.

  • C-Aufgaben

    sind unwichtig für Ihre Zielerreichung, fallen im Berufsalltag aber regelmäßig an. Diese können Sie verwerfen oder delegieren, wie die Teilnahme an einem Business Event, das keinen direkten Einfluss auf den Verlauf zielrelevanter Projekte hat.

Gerade nach vielen Dienstjahren droht die Gefahr der Betriebsblindheit – Sie sind davon überzeugt, das Wichtige zu kennen, haben die Prioritäten aber schon lange nicht mehr hinterfragt. Und selbst wenn Sie die wichtigsten Aufgaben identifiziert haben, fällt es Ihnen vielleicht nicht immer leicht daran festzuhalten. Einmal aufgeschrieben und visualisiert, überdenken Sie ursprüngliche Prioritäten, prägen sich die wichtigen Aufgaben noch besser ein und schaffen mehr Verbindlichkeit.
5

Eisenhower-Methode

Dank der ABC-Analyse wissen Sie nun, welche Aufgaben wichtig sind. Doch häufig spielt die Zeitachse, also die Dringlichkeit von Aufgaben, eine große Rolle im Berufsalltag. Menschen tendieren nämlich dazu, Dringendes sofort zu erledigen, ohne darüber nachzudenken, ob die Aufgabe tatsächlich wichtig für die eigentliche Zielerreichung ist. Sie laufen Gefahr, dass die Prioritätenliste schnell wieder vergessen ist. Auf Basis der Eisenhower-Methode unterscheiden Sie Aufgaben nach beidem – ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit. Durch diese Aufteilung bieten sich insgesamt vier Kategorien an, in die Sie alle Aufgaben einordnen können. Klassischerweise wird bei der Eisenhower-Methode ein Koordinatensystem verwendet, wobei die X-Achse die Wichtigkeit und die Y-Achse die Dringlichkeit darstellt. Zeichnen Sie die Quadranten entsprechend der aufgelisteten Kategorien ein:

  • Kategorie A:

    Wichtige und dringende Aufgaben sind sofort zu erledigen und nicht aufzuschieben. Diese Aufgaben ordnen sich im linken oberen Teil des Koordinatensystems an.

  • Kategorie B:

    Wichtige aber weniger dringliche Aufgaben sind zwar zu erledigen, aber reihen sich hinter den Aufgaben in Kategorie A ein. Sie werden links unten eingezeichnet.

  • Kategorie C:

    Aufgaben, die unwichtig, aber dringend sind sollten Sie an andere delegieren. Der Platz der C-Aufgaben ist im rechten oberen Teil des Koordinatensystems.

  • Kategorie D:

    Unwichtige und nicht eilige Aufgaben sollten Sie gar nicht verfolgen, sondern verwerfen. Alle Aufgaben dieser Kategorie landen rechts unten und anschließend im Papierkorb.

Wenden Sie die Eisenhower-Methode zum ersten Mal an oder sind Sie ein visueller Mensch, der mit Darstellungen besser arbeitet, können Sie die Quadranten auf einzelne DIN A4 Zettel schreiben und auf dem Boden entsprechend anordnen. Schreiben Sie Ihre Aufgaben ebenfalls auf einzelne Zettel und legen Sie diese auf die Quadranten entsprechend ihrer Kategorie. In weiterer Folge und mit etwas Übung können Sie die Kategorisierung intuitiv und spontan anwenden.
6

ALPEN-Methode

Sie erklimmen tagtäglich einen Berg an Aufgaben im Büro? Die sogenannte ALPEN-Methode bietet sich als beliebtes Werkzeug an, um einen sinnvollen Plan zu erstellen. Mit dieser Zeitmanagement Methode schaffen Sie es auf leichte Weise, Ihren Arbeitstag besser zu strukturieren, an Deadlines zu denken und andauernde Überstunden zu vermeiden. So gehen Sie vor:

  • A, wie Aufgaben notieren:

    Das vollständige Sammeln von anstehenden To-dos sollten Sie am Morgen erledigen – also gleich, nachdem Sie am Schreibtisch angekommen sind. Überlegen Sie genau, was an diesem Arbeitstag ansteht und berücksichtigen Sie alles, was es zu erledigen gilt – auch vermeintlich schnell erledigte Aufgaben wie E-Mails beantworten, Telefonate oder das Gießen Ihrer Büropflanzen. Vergessen Sie außerdem nicht die Vor- und Nachbereitungszeit für geplante Meetings. Jede noch so kleine Aufgabe wird berücksichtigt und aufgeschrieben.

  • L, wie Länge schätzen:

    Haben Sie alle Aufgaben gesammelt, machen Sie sich anschließend Gedanken zu der Dauer Ihrer einzelnen To-dos. Der Vorteil: Sie schätzen gleich morgens ab, ob Sie alles an einem Arbeitstag schaffen können und setzen sich Zeitlimits, die Sie zum effizienten Arbeiten motivieren. Versuchen Sie dabei realistisch zu sein. Wenn Sie erfahrungsgemäß erahnen können, dass ein Meeting länger abgehalten wird als vorab anberaumt, planen Sie diese Extrazeit mit ein. Rechnen Sie danach zusammen, wie viel Zeit Sie für die Erledigung aller geplanten Aufgaben benötigen. Vielleicht erkennen Sie auf diese Weise, dass Sie an diesem Tag nicht alles schaffen werden, was auf Ihrer Liste steht. Wie Sie damit umgehen können, erfahren Sie in den nächsten Schritten.

  • P, wie Puffer einplanen:

    Planen Sie Unvorhergesehenes mit ein. Denn nicht immer verläuft der Tag so, wie man Ihn sich morgens ausmalt. Mit Pufferzeit sind Sie entsprechend vorbereitet und können Überraschungen leichter auffangen. Als Faustregel gilt: Gönnen Sie sich 40 Prozent Puffer und verplanen Sie nicht mehr als 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit.

  • E, wie Entscheidungen treffen:

    Für die meisten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer könnte der Tag im Büro nie enden. Denn es fallen in der Regel mehr Aufgaben an als es Ihre tägliche Arbeitszeit vorsieht. Mit Gleitzeitmodellen kann gelegentliche Mehrarbeit abgefangen werden, doch Sie sollten nicht ständig über Ihre Regelarbeitszeit hinaus am Schreibtisch sitzen. Ihre Work-Life-Balance wird es Ihnen danken. Was hilft? Entscheiden Sie, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und unbedingt am heutigen Tag erledigt werden müssen. Die ABC- oder Eisenhower-Methode können Ihnen dabei behilflich sein.

  • N, wie Nachkontrolle betreiben:

    Ziehen Sie am Ende Ihres Arbeitstages ein Resümee, welche Aufgaben erledigt wurden, ob die geplante Zeit ausgereicht hat und welche To-dos noch offen sind. Lassen Sie sich bitte nicht entmutigen, wenn die Methode nicht gleich zum gewünschten Ziel, nämlich einem optimalen Zeitmanagement, geführt hat. Bleiben Sie dran und wiederholen Sie die ALPEN-Methode für mehrere Wochen. Meistern Sie diese Herausforderung, sind Sie Ihrem Selbstmanagement Goal ein großes Stück näher gekommen.
7

GTD-Prinzip

Getting Things Done, frei übersetzt Sachen erledigen, verschafft einen Überblick aller Aufgaben und sortiert diese in ein individuelles Ordnungssystem ein, das über das Priorisieren von anfallenden To-Dos weit hinausgeht. Laut David Allen haben alle Aufgaben einen Einfluss auf die Konzentration beim Arbeiten, selbst wenn diese mit einer niedrigen Priorität versehen wurden. Denn nur, weil Sie etwas als unwichtig für Ihre Zielerreichung eingeordnet haben, heißt es nicht, dass Sie nicht weiter darüber nachdenken. Das ist absolut menschlich, aber lenkt ab und bindet Ressourcen. Als Selbstmanagement Methode können Sie das GTP-Prinzip im Beruf und in Ihrer Freizeit anwenden, um mehr Effizienz ins Leben zu bringen. Beachten Sie dafür die folgenden fünf Schritte:

1. Schritt: Schreiben Sie es auf

Sobald Ihnen etwas Neues einfällt, egal wie banal der Gedanke sein mag. Verwenden Sie für jedes einzelne To-do ein eigenes Blatt Papier oder Notizzettel. Sammeln Sie diese Blätter voller Ideen, Terminen und Aufgaben in Ihrem sogenannten Eingangskorb. Dies kann zum Beispiel ein Ablagekorb oder ein anderes physisches Ordnungssystem sein. Digitale Lösungen sind ebenfalls mögliche Helfer. Wenn Sie das GTD-Prinzip zum ersten Mal anwenden, halten Sie die aktuellen Aufgaben auf einzelnen Blättern Papier fest und legen Sie diese im Eingangskorb ab.

2. Schritt: Verarbeiten Sie die Notizen

Und leeren Sie Ihren Eingangskorb vollständig. Verschaffen Sie sich einen Überblick und beantworten Sie die folgenden drei Fragen für jede notierte Aufgabe. Die letzte können Sie bejahen oder verneinen – legen Sie jede Notiz entsprechend der Antwort ab.

  • Was ist das für eine Aufgabe?
  • Was ist der nächste Schritt?
  • Kann ich diesen Schritt durchführen?

Bei einem Nein können Sie die Aufgabe je nach Grund behandeln und zum Beispiel:

  • in einer Zukunftsliste einsortieren, um sich später darum zu kümmern.
  • sich zur Wiedervorlage vormerken, wenn Sie zu einem anderen Zeitpunkt relevant ist und sich dies gleich im Kalender notieren.
  • archivieren, sollte die Information zu einem anderen Zeitpunkt relevant sein.
  • entsorgen, wenn Sie keine Verwendung dafür haben.

Im dritten Schritt erfahren Sie, wie Sie mit den Aufgaben umgehen, die Sie persönlich in der Hand haben.

3. Schritt: Legen Sie Listen nach Bedarf an.

Wenn die Aufgabe durch eine einzige Handlung erledigt werden kann, die weniger als zwei Minuten dauert, sollten Sie nicht zögern. Erledigen Sie sie sofort. Für alles andere erstellen Sie passende Listen nach Belieben. Größere Aufgaben, umfassen in der Regel mehrere Teilschritte. Nach dem GTP-Prinzip handelt es sich dann um ein Projekt. Überlegen Sie, welche Aufgaben für die Erfüllung nötig sind und listen Sie diese unter dem Projekt auf. Gehen Sie für alle komplexeren Aufgaben, also Projekte, so vor. Projektunabhängige, einzelne Aufgaben, die aber mehr Zeit als zwei Minuten in Anspruch nehmen, sammeln Sie in Listen mit thematisch passenden Kategorien, wie zum Beispiel Arbeitsplatz verschönern oder Ordnung am Schreibtisch halten. Sie können auch eine Liste für private Angelegenheiten, Telefonate oder Anschaffungen für Büroausstattung erstellen. Aufgaben, die Sie delegieren, halten Sie in einer Warteliste fest. Erstellen Sie im Anschluss eine Übersicht, in der alle (Projekt-)Listen enthalten sind, um den Überblick zu bewahren. Gehen Sie Ihre Projekte regelmäßig durch, um Ihre Aufgaben im Blick zu haben.

4. Schritt: Entscheiden Sie über die nächste Aufgabe.

Dafür spielt der Kontext eine Rolle. Manche Aufgaben wie wichtige Telefonate lassen sich nicht an jedem Ort erledigen oder brauchen besonders viel Zeit. Berücksichtigen Sie unbedingt die Dauer der Aufgabe. Überlegen Sie auf dieser Basis, welche Aufgabe Sie in diesem Moment wirklich angehen können. Darüber hinaus spielt es eine Rolle, wie viel Ihnen abverlangt wird. Wenn Sie bereits einen langen Tag hinter sich haben und schon müde sind, sollten Sie sich einer Aufgabe widmen, die Ihre Denkleistung nicht zu sehr fordert. Durch diese Vorgehensweise fallen einige Aufgaben automatisch weg und müssen zu einem anderen Zeitpunkt bearbeitet werden. Beginnen Sie jetzt mit der Tätigkeit, die unter Berücksichtigung der vorherigen Punkte noch übriggeblieben ist und die höchste Priorität hat.

5. Schritt: Halten Sie Ihr Listensystem aktuell

Damit Sie den Überblick bewahren und von dem ausgeklügelten Prinzip profitieren. Ihren Eingangskorb sollten Sie einmal pro Tag leeren und die Notizen in den entsprechenden Listen ablegen. Nehmen Sie sich zum Ende der Woche immer Zeit, um folgende Punkte abzuarbeiten:

  • Den Eingangskorb mit neuen Ideen füllen und Aufgaben gleich in die Listen einsortieren
  • Den Kalender aktualisieren
  • Alle Listen sichten und auf den neuesten Stand bringen
  • Alle Aufgaben bei Bedarf in anderen Listen einsortieren oder nachfragen, falls sie delegiert wurden und Sie noch auf eine Rückmeldung warten


Anfangs mag diese Vorgehensweise recht komplex erscheinen. Daher ist sie auch nicht für jede Person geeignet. Wenn Sie aber der Typ für das GTP-Prinzip sind, wird es Ihnen bei korrekter und konsequenter Durchführung zu einer ganz neuen Arbeitsweise verhelfen.
8

Pomodoro-Methode

Sie verlieren sich häufig in Ihren Aufgaben, die Stunden verstreichen und Sie haben keine einzige Pause gemacht? Kein Wunder, wenn Sie sich am Abend müde und ausgebrannt fühlen. Um leistungsfähig, kreativ und innovativ zu bleiben, müssen Sie Zwischenstopps einlegen und Ihrem Gehirn eine kurze Auszeit gönnen. Sonst könnte auf Dauer ein Burnout drohen. Dank der Pomodoro-Methode bewahren Sie sich Ihre Konzentrationsfähigkeit beim Arbeiten, weshalb es eine großartige Selbstmanagement Methode ist. So geht’s:

Machen Sie immer nach 25 Minuten eine 5-minütige Pause. Nach 2 Stunden, also 4 Durchläufen, gönnen Sie sich insgesamt 30 Minuten Ruhe von der Arbeit. Gerade bei anspruchsvollen Tätigkeiten kann diese simple Methode enorm hilfreich sein. Stellen Sie sich einen Wecker, um die Pausen wirklich einzuhalten. Das klingt für Sie nach viel zu viel ungenutzter Zeit, die Sie sich nicht leisten können oder Ihr Arbeitgeber nicht billigen wird? Während der Pausen müssen Sie keinesfalls unproduktiv sein. Wie Sie Pausen sinnvoll gestalten können und sich trotzdem erholen, erfahren Sie hier.
9

Aschenputtel-Methode

Gerade bei der Anwendung von Methoden können Ihnen persönliche Gewohnheiten einen Strich durch die Rechnung machen. An einem Tag brennen Sie dafür, Neues für eine optimale Tagesplanung auszuprobieren und scheitern kurz darauf an Ihrem Durchhaltevermögen. Um an diesen und anderen wenig dienlichen Mustern zu arbeiten, schreiben Sie alle Gewohnheiten auf einzelne Zettel. Betrachten und würdigen Sie jede Notiz und legen Sie diese auf einem von zwei Stapeln ab – auf den Stapeln mit den hilfreichen Mustern oder auf den Stapel mit den wortwörtlich abgelegten Verhaltensweisen.

Der Effekt: Schon die Reflektion darüber, welches Verhalten Sie selbst ändern möchten, kann eine positive Wirkung haben. Erkenntnis ist schließlich der erste Weg zur Besserung, wie man so schön sagt.
10

Motivation im Selbstmanagement erhalten

Völlig unabhängig davon, welche Selbstmanagement Methode Sie für sich anwenden: Der Erfolg entsteht durch Wiederholung. Nur so können sich neue Verhaltensmuster bei Ihnen anlegen. Wenn Sie am Ball bleiben, werden Sie nicht mehr darüber nachdenken, sondern die Methode ganz automatisch und intuitiv anwenden. Bis dahin kann eine neue Arbeitsweise ein wenig fordernd sein und wiederum Ressourcen binden. Wenn Ihnen die Motivation auf der Arbeit ohnehin fehlt, ist das Starten und Dranbleiben umso schwieriger, aber nicht unmöglich. Die nächsten drei Punkte unterstützen Sie darin, Ihr Motivationslevel im Job zu halten oder neu zu entdecken.

  • Reflektieren Sie Ziele und Perspektiven:

    Ziele und Abmachungen sind erst dann nachhaltig, wenn Sie eine Win-Win-Situation für alle Parteien darstellen. Natürlich ist es gut, dass Sie sich nach den Zielen Ihres Arbeitgebers ausrichten. Das ist gewissermaßen Ihr Job, für den Sie bezahlt werden. Wenn Ihre persönlichen Ziele aber dauerhaft auf der Strecke bleiben, stellt auch das Finanzielle keinen Anreiz dar. Sie werden folglich das Tempo nicht lange halten können oder sich tagtäglich demotiviert zur Arbeit quälen. Überlegen Sie sich also, wie es um Ihre eigenen Ziele bestellt ist oder definieren Sie diese zum Beispiel mit der SMART-Methode. Sollten Ihre persönlichen Ziele doch einmal zu kurz kommen, helfen Sie sich damit, dass Sie über mögliche Perspektiven nachdenken. Denn mit Lichtblicken überwinden Sie kurzfristige Durststrecken.


  • Feiern Sie erreichte Ziele und Erfolge:

    In Zeiten, in denen ein Projekt das nächste jagt, denken viele gar nicht an den wichtigen Schritt, die Projekte zu beenden. Dabei ist ein bewusster Abschluss ein wichtiger Grundstein für Ihre Motivation. Ziehen Sie ein Resümee Ihrer Arbeit und belohnen Sie sich gemeinsam mit allen Beteiligten für die erbrachte Leistung. Das schweißt zusammen und trägt zu einer erfolgreichen Teamarbeit in der Zukunft bei, was wichtig für ein gutes Betriebsklima ist – gerade in turbulenten Zeiten.


  • Finden Sie einen guten Umgang mit Routine:

    Routiniertes Arbeiten bedeutet, dass Sie erfahren sind, in dem was Sie tun. Das ist eine gute Sache, kann aber tückisch sein – nämlich dann, wenn Ihre Arbeitsweise nicht mehr zeitgemäß ist und wichtige Veränderungen nicht mehr als solche erkannt werden. Betriebsblindheit und Langeweile sind darüber hinaus große Motivationsräuber. Wenn Sie aber ein paar Punkte beachten, um Betriebsblindheit abzulegen, können Sie festgefahrene Abläufe aufbrechen und neuen Wind ins Büro bringen. Das sorgt für Motivation bei der Arbeit und mehr Spaß im Büro.

Fazit: Selbstmanagement braucht Zeit

Probieren Sie aus, welche dieser Methoden Ihnen zusagen. Denn nicht jedes System ist für jede Person geeignet. Menschen arbeiten unterschiedlich, haben verschiedene Bedürfnisse und brauchen bei anderen Dingen Unterstützung. Klappt es mit einer Methode nicht, überlegen Sie, ob der Grund dafür bei Ihrem Durchhaltevermögen oder Ihrer Gewohnheit liegt. Es kann aber gut sein, dass Ihnen die Methode einfach nicht zusagt und Sie es mit einer anderen versuchen müssen. Vermeiden Sie es aber zwischen Methoden zur Arbeitsstruktur permanent hin und her zu wechseln.
Darüber hinaus wird Methoden für besseres Zeitmanagement oder für Selbstmanagement gerne nachgesagt, dass Sie an der Ursache nichts verändern. Ja, die Realität sieht häufig anders aus als in der Theorie. Aber lassen Sie sich davon nicht verunsichern und konzentrieren Sie sich auf Ihren Handlungsspielraum. Das ist immerhin der erste Schritt für Ihr Selbstmanagement. Sollten Sie permanent mit zu vielen Aufgaben überhäuft werden, bringen Sie das bei Ihrem Vorgesetzten zur Sprache. Denn nur so kann etwas an dem Zustand verändert werden.