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Meeting Kultur: Wie Sie erfolgreiche Meetings etablieren

Kennen Sie das? Sie sitzen mit Arbeitskollegen zusammen, um ein Thema zu diskutieren. In der Runde wird ständig zwischen den Themen hin- und her gewechselt. Die Diskussion erscheint Ihnen nach einiger Zeit wenig zielführend, wobei Sie gar nicht so genau wissen, was eigentlich das Ziel der Besprechung ist. So verstreichen die Minuten bis Ihr Kalender bereits auf den nächsten Termin hinweist. Am Ende verlassen alle den Raum, wissen aber gar nicht so genau, welche Maßnahmen jetzt zu treffen sind und wer diese durchführen soll.

Wenn es Ihnen so oder so ähnlich ergeht, sind Sie hier genau richtig. Denn dies spricht für eine Meetingkultur, die großen Optimierungsbedarf hat. Wir gehen näher darauf ein, was eine erfolgreiche Meetingkultur ausmacht und wie sie selbst einen Beitrag für mehr Effizienz bei Besprechungen leisten können. Befolgen Sie die nächsten Punkte, wird Ihnen schon bald ein Unterschied auffallen und vielleicht sind Meetings dann gar nicht mehr so anstrengend, wie sie denken. Doch zunächst klären wir, warum Besprechungen allgemein so sinnvoll sind.

Die Vorteile von Meetings

Vielleicht ertappen Sie sich dabei, fast den gesamten Arbeitstag in Besprechungsräumen verbracht zu haben. Und auch wenn es zwischendurch virtuelle Meetings am Schreibtisch waren, stapeln sich die E-Mails gnadenlos im digitalen Postfach und warten sehnsüchtig darauf, nicht nur gelesen, sondern auch schnellstmöglich beantwortet zu werden. Am Ende Ihres langen Arbeitstages brummt der Kopf, aber irgendwie kommt auch das Gefühl auf, wenig geschafft zu haben. In einem ständigen Meeting-Marathon zu sprinten ist nicht nur stressig und hat einen schlechten Einfluss auf die Work-Life-Balance, sondern ist auch wenig effizient. Dennoch haben Besprechungen, sofern hinreichend vorbereitet und unter der Einhaltung von ein paar wesentlichen Regeln durchgeführt, auch enorme Vorteile.

Meetings sind eigentlich eine gute und sinnvolle Sache, nur artet die Anzahl der Meetings häufig aus und es hapert an der Strukturierung. Als gezieltes Instrument kann es jedoch die Kommunikation deutlich vereinfachen und zur Effizienz beitragen. Denn durch Besprechungen können in einem ausgewählten Personenkreis alle Informationen ausgetauscht und unter Einbeziehung der dafür relevanten Mitarbeiter auch komplexere Lösungen gefunden werden. Sind in der Runde Maßnahmen definiert worden, wissen alle darüber Bescheid und haben sich auch darauf geeinigt, wer diese zu erledigen hat – inklusive Deadline natürlich. Am Ende konnten alle ihre Expertise einbringen, verfügen über den gleichen Wissensstand und das weitere Vorgehen ist klar definiert. Dafür ist beim Meeting selbst aber viel mehr nötig als die Pünktlichkeit der Teilnehmer.

6 Tipps für eine erfolgreiche Meetingkultur

Wie die Meetingkultur in einem Unternehmen aussieht, ist eine sehr individuelle Angelegenheit. Damit Sie die Vorzüge von effektiven Besprechungen genießen, können Sie die folgenden Ideen für sich reflektieren und überlegen, welche davon Sie tatsächlich bewusst befolgen. Denn manches kommt Ihnen vielleicht bekannt vor, wird aber selten konsequent umgesetzt.

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Zweck und Ziel eines Meetings vorab definieren

    Der Zweck eines Termins stellt die Quintessenz dar, warum man zu einer Besprechung einlädt. Davon leiten sich allerhand weitere Punkte ab wie die Meetingstruktur, die für eine angenehme und effiziente Meetingkultur hilfreich ist.

  • Verschiedene Zwecke von Meetings:Die Frage ist stets, wofür ein Meeting eigentlich abgehalten wird. Denn das ist die Basis dafür, welche Vorbereitungen zu treffen sind und wie es ablaufen soll. Ein gemeinsamer Termin kann zum Beispiel einen rein informellen Charakter haben, etwa wenn ein Team durch den Vorgesetzten zu Neuigkeiten informiert wird. Bei anderen wiederum sind Entscheidungen zu treffen oder es werden Präsentationen gehalten, die eine Vorbereitung der einzelnen Personen bedingen.

  • Machen Sie sich Ihr Ziel bewusst: Eng damit verbunden ist auch die Zielsetzung, die es in der angegebenen Zeit für das Meeting zu erreichen gilt. Schon in der Einladung zur Besprechung sollte das beabsichtigte Ziel klar formuliert sein und zum Besprechungszeitpunkt als Wegweiser dienen.

  • Werden Sie konkret in dem, was erwartet wird: Wenn die Teilnehmer sich inhaltlich vorbereiten sollen oder bis zum Meeting etwas zu erarbeiten ist, sollte das vorab klar sein. Versuchen Sie dabei gängige Floskeln wie „Update“ oder „Review“ zu vermeiden und möglichst konkret zu bleiben. Je prägnanter Sie sind, desto besser stehen die Chancen, dass alle wissen, was Sache ist und während des Meetings schneller gearbeitet werden kann.
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Agenda und Meetingstruktur ausarbeiten

    Gut strukturiert an ein Meeting heranzugehen und sich für die Vorbereitung genügend Zeit zu nehmen sind wichtige Punkte für den Erfolg der Besprechung. Denn es ist nicht damit getan einfach einen Termin an alle zu versenden und zum besagten Zeitpunkt drauf los zu starten. Die Ausarbeitung des Inhaltes und der Meetingstruktur nimmt mitunter sehr viel Zeit in Anspruch. Aber es ist mehr als sinnvoll, sich diese Zeit zu nehmen. Diese Punkte können dabei helfen:

  • Die Agenda von der Zielsetzung ableiten:Wenn das Ziel klar ist, gilt es als nächsten Schritt zu überlegen, was besprochen werden sollte, damit die Erreichung gewährleistet ist. Stellen Sie eine Liste an Punkten zusammen, die innerhalb des Meetings abgearbeitet werden sollen. Hier können auch die Zuständigen und die geplante Dauer der Punkte bereits berücksichtigt werden ist. Das bedeutet im Umkehrschluss auch, dass gewisse Themen nicht in diesem Rahmen besprochen werden. Daran sollte man sich während des Meetings strikt halten, um nicht an Nebenschauplätzen zu arbeiten, die für das Ziel des jetzigen Meetings eigentlich gar nicht relevant sind. Wichtige Punkte können auf einem sogenannten Themenparkplatz geparkt und in einem anderen Kontext wieder hervorgeholt werden.

  • Visualisieren Sie die Punkte: In der Regel wird die Agenda allen Teilnehmern vorab zur Verfügung gestellt. Manchmal macht es Sinn, die Punkte vorab gemeinsam zu definieren. Ganz zu Beginn des Meetings sollte die Agenda in jedem Fall angesprochen und visualisiert werden. Das kann in Form eines Handouts oder auch am Flipchart erfolgen. Hier bieten sich einige Möglichkeiten. Es kann auch sinnvoll sein, die Agenda mit den Teilnehmern erst zu Beginn der Besprechung zu definieren oder Ihren Vorschlag der zu besprechenden Punkte im Team gemeinsam zu durchdenken. Was am besten zutrifft, hängt von den jeweiligen Rahmenbedingungen ab.

  • Nicht jedes Meeting braucht eine öffentliche Agenda, wie dieses Beispiel zeigt: Wenn immer montags jedes Teammitglied ein kurzes Update in einer gemeinsamen Runde geben soll, ist die Aufgabe recht klar. Wie viele Punkte Sie in Ihrer Agenda aufführen, hängt stark von der Art des Meetings, vom Inhalt und Personenkreis ab. Wenn der Chef zu wichtigen, aber sensiblen Neuigkeiten informiert, wird er wohl für sich eine Agenda ausgearbeitet haben, die er aber nicht zwangsläufig vorab in der Einladung teilt.
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Zeitmanagement: Rhythmus und Dauer von Besprechungen

    Zeitmanagement ist ein großes Thema, denn Meetings können richtige Zeitfresser im Büro werden. Wenn das gesamte Unternehmen mit einem überfüllten Terminkalender arbeitet, Meetings schon auf die Mittagspause gelegt werden und irgendein Kollege immer zu spät kommt, ist das nicht nur nervig und stressig für jeden einzelnen, sondern auch wenig dienlich für die Firma. Folgende Punkte können dabei helfen:

  • Einladung immer mit Erinnerungen versenden:Hilft besonders gut, wenn Kollegen zwar unabsichtlich, aber gerne dafür bekannt sind, hin und wieder ein Meeting zu verschwitzen. Denn das kann leicht passieren, wenn man viel zu tun hat. Das Pop-Up Fenster ist dabei kaum zu übersehen und informiert auch über das Smartphone zu dem anstehenden Termin.

  • Meetings pünktlich beginnen und beenden klingt jetzt vielleicht sehr banal, aber ist für viele ein großes Thema. Meetings werden in Unternehmen einfach gerne überzogen. Das kann zum einen mit der Firmenkultur zu tun haben, ist aber eigentlich eine Unart, die sich allzu gerne einschleicht und für neue Kollegen schnell zur Gewohnheit wird. Ein Meeting zeitgerecht zu beginnen und zu beenden zeigt allen Anwesenden jedoch, dass ihre Zeit wertvoll ist und man mit diesem wertvollen Gut respektvoll umgeht – im gegenseitigen Interesse. Zum anderen kommt es besonders dann zur Verlängerung, wenn die Zielsetzung schwammig war, es vorab nicht gut strukturiert oder die Agenda nicht eingehalten wurde. Selbstverständlich können innerhalb eines Meetings auch Punkte auftauchen, die nicht bedacht wurden oder sich erst im Laufe des Gesprächs als relevant erwiesen. Super, wenn das passiert, denn dafür sind Meetings auch da. Doch im Zweifel laden Sie lieber erneut zu einem gemeinsamen Termin ein als gnadenlos zu überziehen.

  • Timekeeper ernennen: Gerade bei längeren Meetings wird gerne innerhalb der Gruppe ein Timekeeper gewählt, der auf die Uhr achtet. Ist man gerade in einer Diskussion vertieft, fällt es einem selbst mitunter schwer, sich an die Zeitvorgabe zu halten. 5 oder 10 Minuten vor Schluss beziehungsweise vor der Pause kann auf die nahende Unterbrechung hingewiesen werden. So hat man die Möglichkeit ein sinnvolles Ende einzuleiten oder ein Resümee zu ziehen. In größeren Gruppen kann diese Rolle auch vom Moderator übernommen werden, der nicht nur für die Steuerung, sondern auch für die Einhaltung zeitlicher Ziele verantwortlich ist. Aber dazu später mehr.

  • Dauer von Meetings überdenken:Doch wie setzt man die Dauer eines Meetings am besten an? Haben Sie eine Agenda, überlegen Sie sich, wie lange man circa für das ein oder andere Thema benötigt. Rechnen Sie auch Puffer und bei längeren Meetings die Pausen mit ein. Die Summe ergibt die Gesamtdauer. In vielen Unternehmen wird gerne für 30 Minuten oder eine Stunde pauschal eingeladen, egal um welches Thema es sich eigentlich handelt oder wie viele Kollegen teilnehmen. Eine pauschale Zeitsetzung kommt besonders gerne bei wiederkehrenden Besprechungen vor, sollte aber für jeden Termin hinterfragt und durchdacht werden.

  • Rhythmus von wiederkehrenden Terminen hinterfragen:Nicht nur die Dauer von sich regelmäßig wiederholenden Meetings, sondern auch der Rhythmus sollte regelmäßig hinterfragt werden. Wir Menschen sind Gewohnheitstiere, aber wenn sich zum Beispiel die Umstände verändert haben, muss vielleicht auch hin und wieder der Rhythmus zum dazugehörigen Gespräch angepasst werden. So kann es am Anfang einer Einarbeitung sinnvoll sein, sich regelmäßig mit einem Kollegen oder dem Chef hinzusetzen und mit einkehrender Routine die Abstände zu vergrößern. Bleiben Sie also offen für Veränderungen. Es kann auch sinnvoll sein, die anderen Teilnehmer bei der Entscheidung zur Häufigkeit miteinzubeziehen.
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Teilnehmerkreis definieren

    Machen Sie sich bewusst, dass ein Meeting für das Unternehmen eine teure Sache ist. Je mehr Personen daran teilnehmen, desto mehr Ressourcen fließen in die Besprechung ein. Daher sollte man sich immer vor Augen halten, dass man das Meetingziel möglichst effizient erreichen möchte.

  • Entscheidung zur Meeting-Teilnahme den Mitarbeitern überlassen:Besprechungen sollten nie einen lästigen Zwang darstellen. Es ist davon auszugehen, dass motivierte und engagierte Arbeitnehmer ganz automatisch ein Interesse daran haben bei einem Meeting dabei zu sein, wenn es ihr Thema betrifft. Abhängig von den gelebten Werten und der Firmenkultur, können die Meinungen zu dem Punkt jedoch auseinander gehen.

  • Optionale Teilnahmen festlegen: Dies kann eine Möglichkeit darstellen, dem jeweiligen Mitarbeiter oder Kollegen mehr Entscheidungsfreiheit in der Einladung zu signalisieren. Denn manchmal reicht es zum Beispiel aus, wenn ein Kollege der Abteilung sich mit den anderen Kollegen abstimmt und die Themen und Meinungen der anderen mit repräsentiert. Lässt die Firmenkultur sowieso eine ganz freie Entscheidung zur Teilnahme von Meetings zu, ist dieser Punkt wahrscheinlich weniger relevant.
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Zu- und Absagen: So gewährleisten Sie die Teilnahme

    Die Teilnehmer für eine Besprechung zu planen ist die eine Sache. Ob diese auch tatsächlich kommen können und teilnehmen wollen, oft eine ganz andere. Gerade bei wegweisenden Besprechungen empfiehlt es sich, die wichtigsten Personen für die Zielerreichung vorab anzurufen und die Möglichkeit der Teilnahme zu klären.

  • Geben Sie genügend Vorlaufzeit: Manchmal sind kurzfristig angesetzte Termine unvermeidbar. Sie sollten jedoch die Ausnahme bleiben. Denn es führt dazu, dass strukturiertes Arbeiten nicht mehr möglich ist. Bei längerfristig planbaren Terminen geben Sie Ihren Kollegen so früh wie möglich Bescheid, auch wenn Sie noch nicht alle Vorbereitungen für die Besprechung getroffen haben.

  • Umgang mit Absagen: Wenn ein Mitarbeiter absagt, wird das in der Regel einen guten Grund haben. Entweder ist er nicht verfügbar oder sieht nicht die Notwendigkeit in der eigenen Teilnahme. Manchmal lässt sich durch ein Telefonat der Grund für die Absage besprechen oder – sollte es sich um einen für die Zielerreichung essentiellen Teilnehmer handeln – kann ein neues Zeitfenster gefunden werden. Wenn Sie das Gefühl haben, dass wichtige Personen bei dem Meeting fehlen, ist es oftmals besser den Termin zu verschieben oder zu kürzen.
  • Wenn ein Kollege trotz Zusage nicht auftaucht:Ein Meeting zu verschwitzen oder zu einem kurzfristig angesetzten, aber wichtigen Termin zu müssen und die Absage in der Hektik zu vergessen, ist zwar nicht ideal, passiert aber im stressigen Büroalltag. Es sollte jedoch nicht zur Gewohnheit werden. Denn ist Ihr Meeting gut vorbereitet und somit der Teilnehmerkreis mit Bedacht getroffen, hätte die Person eine tragende Rolle in der Besprechung gehabt. Das Gespräch mit dieser Person zu suchen ist wichtig. Denn das signalisiert, dass es eine Wirkung nach außen hat.
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Beim Meeting selbst: Moderation, Struktur und Protokolle

    Manchmal können Sie noch so gut vorbereitet sein, aber die Umsetzung misslingt trotzdem. Je mehr Menschen an einem Tisch sitzen, desto höher ist die Komplexität. Umso wichtiger ist eine gelungene Moderation und Struktur während der Besprechung.

  • Rolle des Moderators: Eine gelungene Moderation ist ein großer Hebel für eine erfolgreiche Meetingkultur. Denn der Moderator ist für die Leitung zum Zeitpunkt des Meetings verantwortlich. Er führt durch die einzelnen Punkte hindurch und strukturiert die gesamte Besprechung. Diese Rolle ist essentiell, denn er fördert den Austausch untereinander und behält dabei das Ziel stets im Auge. Dabei bezieht er ruhigere Personen aktiv mit ein und vermeidet langatmige Ausführungen sowie vom Ziel abkommende Diskussionen. Wertschätzung und Neutralität prägen die Haltung des Moderators.

  • Treffen Sie die richtige Wahl:Nicht immer können Kollegen oder Führungskräfte aus ihrer Rolle heraus auch die Moderation übernehmen. Sollten Interessenskonflikte bestehen, kann das Ziel des Termines schnell verfehlt werden und die Atmosphäre während der Besprechung kann sich unangenehm aufheizen. In diesem Fall macht es Sinn, sich außerhalb des Unternehmens Unterstützung zu suchen.

  • Strikte Umsetzung der Agenda: In der Einleitung wird durch den Moderator die Zielsetzung, eine kurze Vorstellung der Teilnehmer und die Eckdaten der Agenda angeführt. Außerdem ist er dafür verantwortlich, dass die Protokollführung zu Beginn geklärt wird. Zudem kann man sich auf eine Meeting-Etikette einigen, damit für alle Anwesenden klar ist, unter welchen Bedingungen zusammengearbeitet wird. Laptop zu und Smartphone außer Sichtweite sind gängige Vereinbarungen. Dann geht es an die Arbeit. Zum Schluss, der meist wenige Minuten umfasst, werden die Ergebnisse und Vereinbarungen zusammengefasst.

  • Protokolle als sinnvolles Tool: Die Führung des Protokolls ist zwar nicht die beliebteste Aufgabe, erfüllt aber einen wichtigen Zweck. Gerade bei längeren und strategisch wichtigen Meetings können wesentlichen Eckpunkte zu Ergebnissen, Aufgabenverteilung und Terminen festgehalten werden. Dabei gehören auf jedes Protokoll weitere Informationen, wie die Teilnehmer, der Zeitpunkt, der Ort, der Zweck und die Zielsetzung des Meetings. Das Protokoll wird den Teilnehmern im Nachgang zur Verfügung gestellt. So verfügen alle über dieselben Informationen.
  • Teilnehmer als Kunden der Besprechung betrachten:Alle Anwesenden haben sich Zeit genommen, um sich dem Thema des Meetings zu widmen. Beziehen Sie die Meinung der Teilnehmer ein und bitten Sie im Nachgang um Feedback. Auch eine kurze Abschlussrunde kann dabei helfen, ein Gefühl für die Meinung der Teilnehmer zu erhalten.

Fazit

Vielleicht erscheinen Ihnen einige der aufgelisteten Punkte als selbstverständlich. Aber überlegen Sie, wie viele davon Sie tatsächlich regelmäßig umsetzen und was in Ihrer Arbeitsumgebung aktiv gelebt wird. Dabei ist natürlich auch zu beachten, dass eine Meetingkultur aus dem Zusammenwirken vieler Menschen entsteht. Manchmal sind die Eckdaten einer Meetingkultur im Unternehmen klar definiert, werden aber nicht gelebt. Eine Meetingkultur wirklich nachhaltig zu verändern, braucht nicht nur Zeit, sondern auch das Zutun vieler Menschen. Doch lassen Sie sich nicht entmutigen. Wenn Sie etwas stört, versuchen Sie bei sich selbst zu beginnen und aktiv zu werden. Vielleicht gelingt es Ihnen ja andere Kollegen zu begeistern. Feiern Sie auch die kleinen Erfolge auf dem Weg zu mehr Effizienz in Besprechungsräumen.