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Virtuelle Meetings verbessern

Homeoffice ist uns mittlerweile allen ein Begriff, von zuhause zu arbeiten ist aus verschiedensten Gründen zu einer praktischen Alternative zum Büroalltag geworden. Ein zentrales Element des Homeoffice sind virtuelle Meetings. Denn obwohl sich nicht alle an einem Platz befinden, bleibt die Notwendigkeit von Besprechungen und Sitzungen nicht aus. Es gibt eine Vielzahl an Anbietern, die Online-Meetings ermöglichen, manche besser, manche nicht ganz so gut. So nützlich die Verwendung von Videocalls für Meetings ist, so herausfordernd ist sie auch. Wer meint, dass es bei einer regulären Besprechung im Büro schwierig ist, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu halten, wird bei einem virtuellen Meeting in diesem Bezug an seine Grenzen stoßen. Doch es gibt ein paar Tipps und Tricks, mit denen das nächste Online-Meeting besser, effektiver und erfolgreicher wird.

Was ist ein Online-Meeting?

Online-Meeting, virtuelle Besprechung, Videocall, Videokonferenz: All diese Wörter beschreiben ein Setting. Nämlich, dass anstatt in einem Raum zu sitzen und sich von Angesicht zu Angesicht zu unterhalten, Präsentationen zu folgen, etc., alle über ihr Endgerät mit Internetzugang und Kamera teilnehmen. Das praktische daran ist, dass diese digitalen Meetings mit Videoübertragung immer und überall abgehalten werden können, vorausgesetzt man hat Zugang zum Internet und das passende Gerät. So kann man mit Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen jederzeit in Verbindung bleiben, ohne sich persönlich treffen zu müssen. Der große Vorteil gegenüber einem regulären Telefonat ist, dass sich die Gesprächspartner trotz der Distanz sehen können, was für den Austausch und das Verständnis des Besprochenen ein großes Plus ist. Außerdem kann eine Vielzahl an Personen aus der ganzen Welt an solch einem Online-Meeting teilnehmen, nicht umsonst spricht man auch von Videokonferenzen.

Was braucht man für eine Videokonferenz?

Neben des notwendigen Software-Programms sind einige Grundvoraussetzungen zu schaffen, die alle Teilnehmer erfüllen müssen, um bei der virtuellen Besprechung dabei sein zu können.

  • Ein passendes Endgerät: Smartphone, Tablet, Laptop, Desktop-PC
  • Einen verlässlichen Internetzugang: in den meisten Fällen per WLAN
  • Eine funktionstüchtige Kamera: meist im Gerät integriert oder per Webcam
  • Ein gutes Mikrofon: ist die Übertragung nicht ausreichend, eventuell ein Headset benutzen
  • Rauschfreie Lautsprecher: auch hier empfiehlt sich bei unzureichender Übertragungsqualität ein Headset oder Kopfhörer
  • Die Möglichkeit, Ton aufzuzeichnen: beispielweise über Audio-Recorder

Software für virtuelle Meetings

Es gibt eine Vielzahl von Online-Anbietern, die Videocall-Software im Programm haben. Einige Videokonferenz-Softwares müssen am Endgerät installiert werden, andere sind browserbasiert und können ohne Installation und Login der Teilnehmer benutzt werden. Egal für welches Programm man sich entscheidet, bevor man die virtuelle Konferenz startet sollte man sich unbedingt einarbeiten und sich mit der Software vertraut machen.

Welche Software ist die richtige?

Bei der Auswahl des Software-Programms muss man sich einige Punkte überlegen, denn jedes Programm hat seine Eigenheiten und bietet unterschiedliche Features und Möglichkeiten.

Die wichtigsten Fragen, die man sich stellen muss, sind:
  • Wie viele Teilnehmer werden erwartet?
  • Wie soll die Videoqualität sein? High-Definition oder Low-Resolution?
  • Möchte man den Bildschirm teilen können?
  • Möchte man gemeinsam Dokumente bearbeiten können?
  • Wie sieht es mit Datenverschlüsselung aus?
  • Ist man bereit, für das Programm zu bezahlen und/oder einen Vertrag abzuschließen oder nicht?
  • Je nachdem wie die Antworten zu diesen Fragen lauten, wählt man die passende Videokonferenz-Software.

    Bekannte Tools sind etwa GoToMeeting, bei dem Meetings ohne individuelle Kamera-Übertragung mit bis zu 250 Teilnehmern veranstaltet werden können oder TeamViewer, das eine Fernsteuerung anderer Rechner sowie eine Chat-, Audio- und Video-Meeting-Funktion bietet. Das Programm Google Hangouts erlaubt bis zu 25 Teilnehmern, ihre Bildschirme zu teilen, eignet sich somit hervorragend zum gemeinsamen Arbeiten.

    Besonderer Beliebtheit erfreut sich Zoom, das Videokonferenzen mit dem Kalender synchronisiert und bei dem Bildschirme geteilt und Meetings aufgezeichnet werden können. Microsoft Teams ist mit Chatfunktionen, flexibler Video-Telefonie und Gruppen ein gutes Tool für Teamarbeit. Es lassen sich außerdem große Konferenzen mit bis zu 10.000 internen und externen Teilnehmern organisieren.

    Ein alter Hase im Bereich der Videotelefonie ist Skype. Bereits seit 2003 hilft es Menschen aller Welt, sich zu verknüpfen. Mittlerweile umfasst das Angebot diverse Features wie Gruppen-Videochats, Telefonkonferenzen, etc. und ist für bis zu 50 Teilnehmer kostenlos. Auch interessant in Zeiten von zunehmenden Datenschutzvorgaben ist das deutsche Programm SocialHub Meet, das hohe Sicherheitsstandards bietet und DSGVO-konform operiert.

    Hierbei handelt es sich nur um eine kleine Auswahl, die Anbieter sind zahlreich, es empfiehlt sich, Recherche zu betreiben und sich genau anzusehen, was geboten wird und wieviel es kostet, um dann die richtige Entscheidung basierend auf den individuellen Bedürfnissen zu treffen.

Wie bereitet man sich auf ein virtuelles Meeting vor?

Die größte Herausforderung bei Online-Meetings ist es, die Aufmerksamkeit des Publikums zu behalten. Da die Teilnehmer sich nicht in einem Raum befinden und meist auch nicht immer alle die Kamera eingeschaltet haben, ist die Chance groß, dass viele von ihnen zumindest zeitweise gedanklich, eventuell sogar physisch, abwesend sind. Um zu verhindern, dass die Teilnehmer nebenher andere Sachen machen, wie etwa ihren Bildschirm aufzuteilen und im Internet zu surfen, sollte ein virtuelles Meeting eine aktive Strategie verfolgen. Das heißt, man muss sich gut vorbereiten, sich genau überlegen, worüber man sprechen möchte und wie man seine Inhalte präsentiert, um die Zuhörer zu fesseln und mit einzubinden.

Müssen Sie während des virtuellen Meetings eine Präsentation halten, empfiehlt es sich, unseren Artikel zum Thema Präsentieren mit vielen Tipps und Tricks für einen erfolgreichen Vortrag zu lesen. Zu bedenken ist allerdings, dass durch die fehlende Anwesenheit im selben Raum kein Blickkontakt hergestellt werden kann. Auch bei den Techniken ist man etwas eingeschränkt, allerdings bringen Online-Meetings den Vorteil mit sich, dass Präsentationen über den Bildschirm geteilt werden können, somit alle Teilnehmer gleichermaßen gute Sicht haben und genau mitverfolgen können, wovon gerade gesprochen wird. Dieses praktische Feature sollte bei der Vorbereitung unterstützender Materialien unbedingt miteinbezogen werden.

Was ist der Grund für den Videocall?

Befinden sich viele Mitarbeiter im Homeoffice, kann es dazu kommen, dass die Anzahl an virtuellen Besprechungen überhandnimmt. Um das zu verhindern, sollte man sich genau überlegen, aus welchem Grund das Online-Meeting veranstaltet wird, wer die Teilnehmer sein sollten und wie lange das Meeting dauert. So lohnt es sich beispielsweise, zu Beginn des Meetings eine Art Tagesordnung zu präsentieren, damit die Teilnehmer wissen, worum es geht und wieviel Zeit in Anspruch genommen wird. Schließlich soll sich danach niemand denken, dass die Besprechung genauso gut eine E-Mail hätte sein können.

Wer moderiert das Online-Meeting?

Ein weiterer nicht unwesentlicher Punkt ist die Wahl des Moderators. Es empfiehlt sich, jemanden zu bestimmen, der darauf fokussiert ist, den Ablauf des Meetings zu lenken, damit dieses möglichst problemlos verläuft. Natürlich kann man seine Besprechung auch selbst moderieren, allerdings könnte man dabei in stressige Situationen kommen. Deshalb lohnt es sich, jemanden zu bestimmen, der die Ordnung aufrechterhält, bestimmt, wer wann spricht und technische Probleme und Unterbrechungen behebt, sollten diese auftreten. So kann man sich selbst ausschließlich auf die Präsentation von Inhalten konzentrieren. Dabei darf nicht vergessen werden, dem Moderator umfassende Administratorrechte zu übertragen, damit dieser auch uneingeschränkt Zugang zu allen Ebenen des virtuellen Meetings hat.

Ist das Meeting besonders umfangreich und umfasst eine hohe Teilnehmerzahl könnte man die Moderatorenaufgaben auch unter mehreren Personen aufteilen. So wäre eine Person zuständig für den Chat, eine Person für den technischen Support, eine weitere kümmert sich um etwaige Dokumente, etc. Je nachdem, welche Rolle einem selbst zugeordnet wird, oder ob man die Person ist, die zuordnet, sollte man sich rechtzeitig damit auseinandersetzen und vorbereiten, damit die Zusammenarbeit während des Online-Meetings reibungslos verläuft und jeder weiß, welche Aufgabe er hat.

Wie startet man einen Videocall?

Als Veranstalter eines virtuellen Meetings ermöglicht man den Teilnehmern im besten Fall, sich vor tatsächlichem Meeting-Start einzurichten, den Hintergrund anzupassen, etc. So sollte der Zugang zur Videokonferenz bereits 5-10 Minuten bevor man zu sprechen beginnt zur Verfügung stehen. Diese zusätzlichen Minuten ohne spezifische Programmpunkte gibt den Teilnehmern außerdem die Möglichkeit, sich vor dem Meeting auszutauschen, so wie es bei einer Besprechung in einem Sitzungsraum auch passieren würde.

Ist es an der Zeit, das tatsächliche Meeting zu beginnen, sollte man bedenken, dass, wie bei regulären Vorträgen und Konferenzen, auch bei Online-Meetings der Einstieg besonders wichtig ist. Man möchte bei den Zuhörern Interesse wecken und sie gleich von Beginn an mit einbeziehen, um sie an sich zu binden. So könnte man beispielsweise mit einer Frage beginnen, die, je nach Teilnehmerzahl, von jedem eine kurze Antwort erfordert. Bei höheren Teilnehmerzahlen könnte man diese Umfrage digital veranstalten, sodass jeder auf seinem Bildschirm antworten kann und nicht zu viel Zeit verbraucht wird. Diese Anfangsfragen können durchaus persönlich oder humorvoll sein. Sie dienen dazu, das Eis zu brechen und die Aufmerksamkeit der Zuhörer auf sich zu ziehen, sie eventuell sogar zu überraschen. Mit unseren Tipps für eine erfolgreiche Videokonferenz funktioniert nicht nur der Einstieg, sondern das gesamte Meeting.

7 Tipps für eine erfolgreiche Videokonferenz

1
Regeln aufstellen: Regeln helfen, alle Teilnehmer an einem Strang ziehen zu lassen. Möchte man beispielsweise, dass alle ihre Mobiltelefone während des Meetings auf Flugmodus schalten oder das Mailprogramm vorübergehend pausiert wird, muss es gleich zu Beginn kommuniziert werden. Auch Verhaltensregeln während der Videokonferenz sollten angesprochen werden, etwa in Bezug auf Wortmeldungen, etc.
2
Kamera auf Augenhöhe platzieren: Damit die Zuhörer ein Gefühl der Verbundenheit verspüren, sollte die Kamera auf Augenhöhe platziert werden und der Sprecher Blickkontakt zu ihr halten. Man sollte außerdem zu Beginn alle Teilnehmer daran erinnern, ihren Fokus beim Sprechen auf die Kamera und nicht auf den Bildschirm zu richten.
3
Alle miteinbeziehen: Wie bereits erwähnt ist der Anfang des Meetings besonders wichtig. Fragen eignen sich sehr gut um eine persönliche Verbindung herzustellen, aber auch Anekdoten aus dem eigenen Leben oder bekannten Alltagssituationen geben den Teilnehmern das Gefühl, zu verstehen, um was es geht.
4
Aufgaben stellen: Den Teilnehmern des Online-Meetings muss klar sein, dass sie nicht wie etwa wie Zuseher bei einem Film agieren, sondern, dass sie ein aktiver Teil der Besprechung und zum Mitdenken und Einbringen angehalten sind. So kann man seinem Publikum beispielsweise rasch umsetzbare Aufgaben stellen. Videokonferenz-Plattformen mit Chatfunktion könnten dazu dienen, Aufgaben in Kleingruppen auszuarbeiten und danach gemeinsam die Ergebnisse zu besprechen.
5
Auf das Wesentliche konzentrieren: Unbedingt vermieden werden sollten zu umfangreiche Präsentationen mit zahlreichen Folien, da bei virtuellen Meetings die Aufmerksamkeitsspanne noch deutlich geringer ist als bei Präsenzvorträgen. Lieber weniger, aber dabei die Teilnehmer mehr mit einbeziehen.
6
Regelmäßig für Abwechslung sorgen: Wie bereits mehrmals erwähnt sind Online-Meetings ein wahres Minenfeld, was Ablenkungen betrifft. Um die Teilnehmer an sich zu binden und sicherzugehen, dass sie sich nicht in irgendwelchen anderen Dingen verlieren, muss man ihnen regelmäßig, etwa alle 5 Minuten, Aufgaben stellen, nachfragen, Ideen zusammenfassen etc. Monotone Vorträge sind ein virtuelles No-Go und werden ihren Zweck nicht erfüllen.
7
Pausen machen: Pausen sorgen bei aller Art von Präsentationen dafür, dass das Besprochene verarbeitet werden kann und der Sprecher danach wieder mit der vollen Aufmerksamkeit des Publikums rechnen darf. Bei virtuellen Meetings kommt neben der niedrigeren Konzentrationsspanne auch noch der zusätzliche technische Aspekt hinzu. Nicht alle Teilnehmer sind gleich technisch versiert und brauchen möglicherweise ab und zu etwas Zeit, um alle Funktionen verstehen und nutzen zu können.

Wie geht man mit Unterbrechungen um?

Aufgrund der Tatsache, dass virtuelle Meetings nicht in der sterilen Umgebung eines Sitzungsraumes, der nur sehr wenig Ablenkung zulässt, stattfinden, ist es nur eine Frage der Zeit, bis etwas Unerwartetes passiert. Ist es irgendwann soweit, darf man sich von der Unterbrechung keinesfalls aus der Ruhe bringen lassen, sollte sie im besten Fall sogar zu seinem Vorteil nutzen. Die meisten Menschen reagieren auf Unvorhergesehenes mit Stress und Frustration. Deshalb sollte man, soweit möglich, sich schon vorher überlegen, wie man auf spontane Missgeschicke reagiert, um dann in der Situation nicht überrumpelt zu werden.

Zahlreiche amüsante Videos, tausendfach geteilt auf Social Media-Plattformen, zeigen uns, dass ein im Hintergrund auftauchendes Kind oder Haustier einem virtuellen Meeting sogar eine positive Auflockerung verleihen kann.

Technische Probleme

Die unangenehmste Art der Unterbrechung sind wohl technische Probleme. Da hilft auch ein kurzer Lacher nicht, bei technischen Problemen muss sofort reagiert und, wenn möglich, Abhilfe geschaffen werden. Sich ein- und ausschaltende Mikrofone, wacklige oder eingefrorene Videos, schlechte Übertragung lassen sich eine Zeit lang aushalten, werden auf Dauer jedoch zum Videokonferenz-Killer.

Gibt es bei dem virtuellen Meeting einen Moderator, kann er sich mit der Bewältigung der technischen Probleme beschäftigen. Tritt das Problem jedoch immer wieder auf, sollte man sich überlegen, die Videokonferenz oder den Videocall abzubrechen, bevor die Frustration aller Teilnehmer zu groß wird und sie die Geduld verlieren. Dann kann man sich in Ruhe und ohne Stress um die Bewältigung des Problems kümmern, um danach einen weiteren, erfolgreichen Versuch zu wagen.

Fazit

Virtuelle Meetings sind bereits ein beliebtes und praktisches Tool, um mit Kunden, Geschäftspartnern und Kollegen auf der ganzen Welt und jederzeit in Kontakt treten zu können. Sie lassen sich hervorragend mit anderen modernen Arbeitskonzepten verbinden, bzw. sind die Grundlage für deren Umsetzung (etwa Homeoffice oder Desk Sharing). Durch diverse Anbieter von Software-Programmen mit den verschiedensten Features bietet ein Online-Meeting weit mehr, als einfach nur von Angesicht zu Angesicht virtuell miteinander zu sprechen. Man kann Präsentationen und Dokumente teilen, Gruppenarbeiten durchführen, Diskussionen veranstalten, Umfragen machen, sich über Chats austauschen und vieles mehr. Die große Herausforderung bei all dem sind die Ablenkungen, die die Konzentrationsspanne verringern und durch die mangelnde Kontrolle schwer einzudämmen sind. Beachtet man einige essentielle Punkte und bereitet man sich vor allem auf möglichst alle Eventualitäten vor, wird das virtuelle Meeting trotz Hang zum Multitasking und diverser Unterbrechungen zum Erfolg.