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Wie schreibt man eine Email richtig?

Emails sind ein fester Bestandteil des Geschäfts- und Privatlebens vieler Menschen. Sobald man morgens seinen Computer einschaltet, kommt eine Email nach der anderen herein und will beantwortet werden. Bzw. werden viele Emails, sobald sie beim Empfänger ankommen, schon am Smartphone gelesen, bevor der Computer überhaupt ins Spiel kommt. Die Email-Kommunikation ersetzt Telefonate, postalisch versendete Briefe, Newsletter, Kataloge, etc. Im Berufsalltag wird eine Vielzahl an Emails sowohl empfangen als auch gesendet. Im besten Fall sind die elektronischen Nachrichten stets verfügbar, schnell und auf den Punkt gebracht. Jedoch geht bei Emails oft viel schief, es entstehen Unmut und Missverständnisse, die sich vermeiden lassen. Voraussetzung dafür ist, dass man sich seiner Fehler bewusst wird und anhand von einigen Tipps und Tricks in Zukunft Emails richtig schreibt.

Doch warum ist es so wichtig, Emails richtig schreiben zu können? Wissenschaftler haben herausgefunden, dass es im Durchschnitt unglaubliche 15 Minuten dauert, bis man nach einer empfangenen und verarbeitenden Email wieder konzentriert zu seiner Arbeit zurückkehrt. Bedenkt man, dass im Büroalltag täglich rund 30-40, oft sogar mehr Emails ankommen, ergibt sich daraus ein enormer Zeitaufwand. Diese ständigen Unterbrechungen können Stress und Unruhe auslösen und die Produktivität signifikant einschränken. Um trotz täglicher Email-Flut effizient arbeiten zu können, müssen beim Schreiben einer Email verschiedene Punkte beachtet werden.

Wie werden Emails gelesen?

Der allererste Schritt, um einen erfolgreichen Email-Verkehr zu etablieren, ist, sich darüber bewusst zu werden wer sie wie und womit liest. Die Zeiten, in denen man sich für das Lesen einer Email an den Computer setzte und konzentriert und sorgfältig auf den Inhalt achtete, sind längst vorbei. Denn eines der praktischsten Features von Emails, das aber gleichzeitig auch stark beeinträchtigend wirken kann, ist, dass sie immer und überall gelesen werden können, vorausgesetzt man hat zumindest sein Smartphone dabei.

Das führt dazu, dass Emails am Smartphone oder Tablet an Haltestellen, in der Bahn, während Pausen, etc. gelesen werden und der Leser dementsprechend unaufmerksam ist. Damit die Message trotzdem ankommt, muss man einige Dinge beachten. Einfach drauf losschreiben ist ein absolutes No-Go. Email-Texte müssen kurz, prägnant und auf den Punkt gebracht verfasst werden. Damit der Leser die wichtigsten Informationen behält kann man diese hervorheben. Besonders wichtig ist außerdem der Aufbau einer Email. Schließlich soll sie auf dem kleinen Smartphone-Display genauso wirken, wie auf dem PC-Bildschirm.

Wie schreibe ich eine geschäftliche Email?

Struktur, Achtsamkeit und Respekt: Das sind die Hauptkriterien beim Verfassen von geschäftlichen Emails. Denn damit Ihre Email beim Geschäftspartner so ankommt wie gedacht, muss nicht nur der Inhalt passen, sondern auch alles andere. Es lohnt sich, ein bisschen Zeit zu investieren und nicht überstürzt zu handeln. Manchmal spart man dadurch im Endeffekt sogar Zeit, da eine gut verfasste und auf den Punkt gebrachte Email ein weiteres exzessives Hin und Her vorbeugt.

Der E-Mail-Aufbau ist ebenso wichtig wie der Inhalt. Der Text muss gut strukturiert sein und klar und deutlich ausdrücken, um was es geht. Je länger der Text, desto schneller geht die Aufmerksamkeit des Lesers verloren. Man muss seinem Geschäftspartner stets höflich und voller Respekt sein Anliegen so darlegen, dass dieses möglichst schnell verstanden wird. Höflichkeit und Respekt bedeuten nicht nur, die richtige Anrede zu finden, sondern auch, Tippfehler zu vermeiden, nicht ohne Punkt und Komma zu schreiben und stets freundlich zu bleiben. Zu oft passiert es, dass schnell geschriebene Emails ihren Zweck vollkommen verfehlen, weil Grundregeln außer Acht gelassen werden. Eine gewisse Email-Etikette ist notwendig und bei Weitem nicht so zeitaufwändig wie man meinen könnte.

Bei der großen Anzahl an Emails, die man im Laufe eines Arbeitstages sowohl bekommt als auch schreibt, ist es wichtig, sich kurz zu fassen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Allzu oft bekommt man eine Email, die nicht relevant oder interessant ist. Typische Situationen für Emails, auf die man gut verzichten kann, sind:

  • Verteilerlisten: Oft wird eine Email an zahlreiche Personen geschickt. Das ist unglaublich praktisch, kann aber schnell ausarten. Nämlich dann, wenn jeder dieser Empfänger „allen antwortet“. Deshalb sollte man bei der eigenen Antwort unbedingt darauf achten, für wen der Inhalt relevant ist und die Email auch wirklich nur an diese Personen senden.


  • Ewiges Hin und Her: So eine Email ist schnell geschrieben, gelesen und wieder beantwortet. Kommt es aber immer wieder zu Rückfragen und entsteht eine langes Hin und Her, ist es besser zum Telefon zu greifen und miteinander zu sprechen. Tipp: Nach der Konversation am Telefon das Besprochene per Email zusammenfassen. So sind alle auf dem gleichen Stand und es entstehen keine Missverständnisse.


  • Ablenkungen: Ein Arbeitstag ist lang und manchmal braucht man eine Pause, die eventuell damit verbracht wird, dem Kollegen eine Email zu schreiben, sei es, um ihm einen Witz zu erzählen, die Gerüchteküche anzuheizen oder das neueste Katzenvideo zu schicken. Doch meist sind diese Emails bloß Ablenkungen für den Kollegen, der in seinem Arbeitsfluss gestört wird. Machen Sie lieber gemeinsam Pause und tauschen Sie sich aus, wenn der Zeitpunkt für alle passt.

Schritt für Schritt zur perfekten Email

Damit Ihre elektronische Nachricht beim Empfänger so ankommt, wie Sie es sich vorstellen, sollten Sie Schritt für Schritt vorgehen, um Fehlern vorzubeugen. Halten Sie sich an den richtigen Ablauf, wird Ihr Email-Verkehr so, wie er gedacht ist: Effizient, schnell und zielführend.

1

Richtige Email-Adresse

Die richtige Email-Adresse zu verwenden ist in zweierlei Hinsicht von Bedeutung: Erstens sollte man unbedingt darauf achten, immer von derselben eigenen Email-Adresse zu schreiben, um den Empfänger nicht zu verwirren. Für geschäftliche Kommunikation verwendet man somit ausschließlich die geschäftliche Email-Adresse. Zweitens ist auch die Email-Adresse des Empfängers wichtig, denn man sollte immer genau wissen, an wen man seine Email schreibt und die Adresse richtig auswählen oder eintippen.

Tipp: Geht Ihre Email an mehrere Adressaten, achten Sie nicht nur bei der Email-Anrede auf die Reihenfolge! Auch die Eingabe der Email-Adressen sollte die Rangordnung einhalten.
2

Aussagekräftige Betreffzeile

Die Betreffzeile sollte wohl überlegt sein, ist sie doch das erste, was der Empfänger von der Email wahrnimmt. In der Regel wird auf Basis der Betreffzeile entschieden, ob die Email gleich gelesen und beantwortet oder erst später behandelt wird. Der Betreff muss deshalb so formuliert werden, dass der Empfänger aus wenigen Worten den Zweck der Email erschließen kann.

Vermeiden Sie ganze Sätze und konzentrieren Sie sich lieber auf einige wenige, aber aussagekräftige Stichwörter. Beispielsweise könnte eine Betreffzeile wie „Ansuchen um ein Meeting am 03.12. um 15 Uhr zum Thema XXX“ übersichtlich zusammengefasst werden: „Meeting: Thema XXX, 03.12., 15 Uhr“.

Prinzipiell gilt: Kurz ist gut, ein Blick soll genügen, um den Zweck der Email zu verstehen. Dauert der Email-Verkehr so lang, dass sich zwischenzeitlich das Thema ändert, sollte auch die Betreffzeile entsprechend angepasst und aktualisiert werden.

Doch nicht nur ganze Sätze in der Betreffzeile verfehlen ihre Aufgabe, auch sehr allgemeine Aussagen sollten vermieden werden. Betreffs wie „Dringend!“, „Eine Anfrage“ oder „Information“ sollten unbedingt vermieden werden. Es ist besser, zu erwähnen, was dringend ist, worum er geht oder worüber man informiert.

Tipp: Handelt es sich um einen längeren Schriftverkehr, können diverse Re: AW: Re: gerne gekürzt werden. Nicht gekürzt werden sollten allerdings die vorhergegangenen Emails im Textkörper. Behalten Sie hier immer den gesamten Verlauf, um im Fall der Fälle etwas nachlesen zu können.
3

Passende Anrede/Begrüßung

Auch wenn die Zeit noch so knapp und die Email besonders kurz ist: Achten Sie immer auf eine gewisse Struktur. Und diese Struktur setzt eine passende, höfliche Anrede voraus. Ohne die Anrede wirkt eine Email gleich ganz anders und vermittelt dem Empfänger das Gefühl, nicht wichtig zu sein und nicht den gebührenden Respekt zu erhalten. Bei geschäftlichen Emails ist es oft gar nicht so einfach, die richtige Anrede und Grußformel zu finden. Hier einige Tipps, um in keine Fettnäpfchen zu treten:

  • Lieber zu höflich als zu informell. Je nachdem ob und wie gut Sie den Empfänger Ihrer Email kennen, sollten Sie die Anrede anpassen. Prinzipiell ist man mit dem klassischen „Sehr geehrte/r…“ immer auf der sicheren Seite. Abstufungen wie etwa „Guten Tag“ oder „Liebe…“ wären für gut bekannte Empfänger akzeptabel. Ein informelles „Hallo“ sollte ausschließlich für Kollegen oder Freunde verwendet werden.
  • Namen verwenden. Kennt man den/die Namen der/des Empfängers, sollte man diese auch unbedingt verwenden. Das klassische „Sehr geehrte Damen und Herren“ ist nur dann anzuwenden, wenn es sich um eine zu große Anzahl an Adressaten handelt oder man den Leser der Email nicht kennt. Investieren Sie lieber ein bisschen Zeit in die Recherche, um den Empfänger direkt ansprechen zu können. Je allgemeiner die Anrede, desto größer ist die Chance, dass sich niemand so wirklich angesprochen fühlt. Wichtig: Den Namen richtig schreiben!
  • Titel beachten. Früher oder später gerät man an Empfänger mit diversen Titeln. Wichtig ist, zu beachten, dass nicht jeder Titel erwähnt werden muss. Antwortet man auf eine Email, kann man sich daran orientieren, welche Titel die Person selbst angibt. Ansonsten gilt die Faustregel: Dr. und Prof. auf jeden Fall erwähnen, andere Titel nur, wenn unbedingt notwendig. Im Falle der Verwendung von Dr. oder Prof. kann die Anrede Frau/Herr eventuell weggelassen werden.
  • Reihenfolge einhalten. Richtet sich eine Email an mehrere Personen, sollte man diese der hierarchischen Reihenfolge nach ansprechen. Beginnen Sie bei der höchst gestellten Person und gehen Sie dann strukturiert vor. Handelt es sich um mehrere, gleichgestellte Personen, können diese alphabetisch angeordnet werden, so ist die Reihenfolge nachvollziehbar und es entsteht nicht das Gefühl, jemand würde vorgezogen. Klassisch spricht man außerdem (gleichrangige) Frauen vor Männern an. Ob man das persönlich so handhaben möchte, bleibt einem selbst überlassen.
  • Unbekannte Empfänger. Was tun, wenn man die Empfänger der Email nicht kennt? In diesem Fall ist das generische „Sehr geehrte Damen und Herren“ die richtige Wahl.
4

Kurze Einleitung

Die Einleitung einer Email kann verschiedene Zwecke verfolgen:

  • Man kann den Empfänger persönlich ansprechen, nach dem letzten Urlaub, der Familie, etc. fragen oder mit einem Kommentar oder einem Kompliment beginnen;
  • Man kann bereits in der Einleitung zur Sache kommen und kurz und prägnant darauf eingehen, worum es eigentlich geht.
  • Man nutzt die ersten Zeilen, um sich selbst vorzustellen, etwa bei einer Bewerbung.


  • Wofür man sich entscheidet hängt stark von der persönlichen Beziehung mit dem Adressaten sowie davon ab, welches Ziel man mit der Email verfolgt. Handelt es sich etwa um eine dringende Anfrage, lohnt es sich, direkt darauf zu sprechen zu kommen. Bedacht werden sollte, dass es immer einen guten Eindruck macht, sich direkt auf den Empfänger oder gemeinsam Erlebtes/Besprochenes zu beziehen, um die Verbindung zu betonen und zu zeigen, dass man Interesse hat und weiß, mit wem man in Kontakt tritt. So fühlt sich der Empfänger wertgeschätzt und wichtig und wird die Email positiv verarbeiten und entsprechend antworten.

    Tipp: Standardisierte Floskeln vermeiden, sie sorgen dafür, dass bereits zu Beginn der Email Desinteresse aufkommt.
5

Klarer Hauptteil

Auch beim Hauptteil der Email ist es wichtig, strukturiert vorzugehen. Auf keinen Fall darf man zu schreiben beginnen, ohne sich vorher zu überlegen, wie und in welcher Reihenfolge einzelne Informationen präsentiert werden sollen. Schreibt man ohne Punkt und Komma und ohne jegliche Überlegung, resultiert das meistens in einem viel zu langen Text. Der Zweck einer Email ist, mit wenigen Worten viel mitzuteilen. Gehen Sie wie folgt vor:

  • Informationen sammeln:Bevor überhaupt zu schreiben begonnen wird, sollte man sich überlegen, welche Informationen in welcher Reihenfolge übermittelt werden sollen. Beziehen sich die Informationen auf verschiedene Themen, sollte man eine Email pro Thema schreiben, auch wenn der Empfänger identisch ist. Dauert der Email-Verkehr länger, wird es bald unübersichtlich, wenn über mehrere Themen gleichzeitig gesprochen wird. Außerdem werden Emails oft nach Thema oder Projekt archiviert, was bei einer Mischung von Themen schwierig wird und dazu führt, dass relevante Emails nicht gefunden werden.
  • Auf das Wesentliche konzentrieren: Sind die Informationen gesammelt, formuliert man den Text so, dass wirklich nur das vorkommt, was wichtig ist. Hintergrundinformationen sind löblich, aber nur dann sinnvoll, wenn sie notwendig sind, um die Email zu verstehen. Besonders wichtige Wörter oder Phrasen können mit Fettschrift hervorgehoben werden, damit sie auch beim kurzen Überfliegen des Textes als wesentlich wahrgenommen werden.
  • Auf die Struktur achten: Emails müssen so formuliert und strukturiert werden, dass man aufgrund weniger Worte viel versteht. Nichts ist schlimmer als ein langer Textkörper ohne Absätze, denn das führt dazu, dass der Leser den Faden verliert und die Informationen nicht richtig aufnehmen kann. Absätze steigern die Leserfreundlichkeit ungemein und helfen, Gedanken zu separieren. Aufzählungen eignen sich perfekt, um einzelne Punkte anzusprechen und nicht zu vermischen. Verwendet man Aufzählungszeichen, kann eine Email auch am Smartphone besser gelesen werden. Außerdem kann der Empfänger die Anliegen so Punkt für Punkt behandeln und beantworten. Bei Aufzählungen ist es nicht notwendig, volle Sätze zu formulieren, Stichworte oder kurze Phrasen sind vollkommen ausreichend.
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Überlegtes Ende

Bevor man sich vom Empfänger verabschiedet kommt es gut, wenn man eine freundliche und höfliche Schlussfloskel verwendet. Diese ist meist allgemein formuliert, kann aber durchaus auf den Inhalt der Email Bezug nehmen.

Beispiele, die (fast) immer passen:

„Bei weiteren Fragen zu unserem Angebot stehen wir jederzeit zur Verfügung.“

„Ich freue mich darauf, Sie bei unserem Meeting persönlich kennenzulernen.“

„Ich freue mich, bald von Ihnen zu hören.“

„Ich wünsche Ihnen ein schönes Wochenende/ Urlaub/ Feierabend/ etc.“
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Höfliche Grußformel

Egal wie lange der Schriftverkehr schon dauert, die Grußformel sollte niemals weggelassen werden. Am besten ist, man gewöhnt sich direkt daran, immer eine höfliche Grußformel zu verwenden, denn es gibt keine Situation, in der diese nicht Teil der Email sein sollte. Durch eine respektvolle Verabschiedung wird Wertschätzung ausgedrückt. Dabei muss man es mit der Höflichkeit nicht übertreiben, die „vorzügliche Hochachtung“ oder die „demütigen Grüße“ haben in Business-Mails außerhalb der Politik und Diplomatie längst ausgedient.

Je nachdem, wie kreativ man ist bzw. sein möchte, kann man sich bei der Grußformel durchaus etwas Individuelles einfallen lassen. „Mit freundlichen Grüßen“ geht immer, ist aber nicht besonders einfallsreich. Gestaltet man die Grußformel ein bisschen persönlicher, hinterlässt sie einen nicht zu unterschätzenden positiven Eindruck.

So könnten Sie sich auf das Wetter beziehen und „Sonnige/ Regnerische Grüße“ schicken. Sie können Wünsche ausdrücken, wie etwa „Einen guten Start in die Woche“ oder „Einen entspannten Urlaub“. Eine weitere Idee wäre, Orte einzubauen, z.B. „Beste Grüße nach Wien“ oder „Viele Grüße nach Berlin“.

Wichtig: Im Deutschen wird die Grußformel am Schluss nicht durch ein Komma vom Namen getrennt! Nach der Grußformel kommt eine Leerzeile, dann der Name und/oder die Signatur.
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Professionelle Signatur

Geschäftliche Emails enthalten im Regelfall eine professionelle Signatur. Je nach gesetzlichen Vorgaben muss oder soll diese Signatur bestimmte Informationen umfassen. Dazu gehören:

  • vollständiger Name (inkl. Titel)
  • Position im Unternehmen, Berufsbezeichnung
  • Name des Unternehmens
  • Kontaktdaten des Unternehmens (Adresse, Email, Telefon, Webseite)
  • zuständiges Registriergericht
  • Firmennummer
  • Namen der Geschäftsführer (je nach Firmenart)


  • Normalerweise findet sich auch das Logo des Unternehmens in der Signatur. Dabei muss darauf geachtet werden, dass Empfänger Bilddateien oft nicht automatisch zulassen, weshalb die Signatur auch ohne Logo ein harmonisches Bild darstellen sollte. Auch Hinweise zu Social-Media-Kanälen sind ein beliebter Bestandteil von professionellen Geschäftssignaturen.
    In Zeiten von Hackerangriffen und Datenklau ist außerdem das Thema Datenschutz von Bedeutung. Auch das kann in der Unternehmenssignatur vorkommen.

    Tipp: Auf „PS“ kann man bei Emails getrost verzichten. Es stammt aus einer Zeit, in der Briefe per Hand geschrieben wurden und man bei fehlenden Informationen nicht noch einmal von vorne beginnen wollte. Das ist bei einer Email nicht der Fall, da sie jederzeit modifiziert werden kann.
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Anhang

Wenn möglich, sollte auf Anhänge verzichtet werden, da diese oft aufgrund von Zeitmangel außer Acht gelassen werden. Manchmal ist es jedoch unumgänglich und man muss seine Email mit Anhang senden. Dabei sollten drei wesentliche Dinge beachtet werden:

  • 1 In der Email auf den Anhang Bezug nehmen. Senden Sie keine Anhänge, deren Zweck oder Nutzen nicht klar ist oder zumindest in der Email erklärt wird. Auf den Anhang Bezug zu nehmen beugt außerdem vor, dass er unbemerkt vergessen wird.

  • 2 Die Dateigröße möglichst gering halten (bis zu 5 MB), da Email-Postfächer einen limitierten Speicherplatz haben. Außerdem werden Emails oft am Smartphone gelesen, da kann der Download einer großen Datei viel Datenvolumen und Zeit verschwenden.

  • 3 Vor dem Senden überprüfen ob der Anhang dabei ist und ob die richtigen Dokumente gewählt wurden.

  • Tipp:Beim Versenden von Dokumenten auf das Format achten. Als PDF verschickt ist die korrekte Darstellung garantiert, Formate von Office-Programmen könnten eventuell verändert ankommen.
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Überprüfen

Bevor man mit gutem Gewissen auf „Senden“ drückt, sollte die Email noch ein letztes Mal kontrolliert werden.

  • Kontaktdaten: Stimmen die Daten des Empfängers? Passt die eigene Signatur?

  • Korrekturlesen: Grammatik-, Rechtschreib- und Tippfehler beseitigen!

  • Format und Inhalt: Ist der Text übersichtlich und gut strukturiert? Erkennt man, worum es geht und was wichtig ist? Ist klar, was man mit der Email bezwecken will und ob/ welche Antwort man erwartet?

  • Anhang: Gibt es einen Anhang? Wurde der richtige Anhang eingefügt?


  • Kommt man zu einem positiven Ergebnis, ist es an der Zeit, die Email zu verschicken. Handelt es sich um ein besonders wichtiges oder dringendes Anliegen, lohnt es sich, eine Empfangs- und/ oder Lesebestätigung zu beantragen, um so einen Nachweis zu haben, dass die Email angekommen ist/ gelesen wurde und der Adressat nun am Zug ist.

Auf einen Blick: Dos und Don’ts der Email-Kommunikation

Um per Email erfolgreich zu kommunizieren, gilt es einige Dos zu beachten und Don’ts zu vermeiden. Im schlimmsten Fall kann eine Email bereits aufgrund von kleinen Strukturproblemchen ihr Ziel beim Leser vollkommen verfehlen.

  • Do – Kurz halten und auf den Punkt kommen

Man kann es nicht oft genug erwähnen: Emails müssen unbedingt kurz und prägnant formuliert werden. Ähnlich wie bei zu ausschweifenden Präsentationen (hier unser Artikel zu den richtigen Präsentationstechniken) verliert man auch bei zu langen Emails sehr schnell die Aufmerksamkeit der Zielgruppe. Deshalb sollte man sich bereits vorher überlegen, was man sagen möchte und wie man die Message in möglichst wenigen Worten vermittelt.
Achten Sie darauf, nicht zu viele Fremdwörter und Fachausdrücke zu verwenden. Man neigt dazu, zu glauben, durch deren Verwendung besonders professionell und informiert zu wirken, im Endeffekt sorgen sie meist aber nur für Verwirrung.
Auch Abkürzungen sind ein schwieriges Thema. Im Zweifelsfall ist es besser, Wörter oder Phrasen auszuschreiben und den Empfänger nicht vor ein Rätsel zu stellen oder die Blöße zu geben, nachfragen zu müssen. Man darf nicht davon ausgehen, dass etwas, das man selbst kennt, auch für sein Gegenüber selbstverständlich ist.

  • Do – Freundlich und höflich bleiben

Gerade bei der schriftlichen Kommunikation ist es von Bedeutung, einen höflichen, freundlichen und respektvollen Ton zu wählen. Denn das geschriebene Wort lässt sehr viel Interpretationsspielraum zu. Um Missverständnissen vorzubeugen, sollte man deshalb auf den Ausdruck achten und freundlich, aber ohne Ausschweifungen formulieren. Im Zweifelsfall benutzen Sie neutrale Formulierungen, die möglichst positiv aufgenommen werden können.

  • Do – Struktur und Ordnung

  • Emails müssen eine gewisse Struktur einhalten. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung hilft Ihnen dabei, dass Ihre Business-Emails in Zukunft schnell geschrieben und richtig verstanden werden. Grundsätzlich gilt:

  • Klar strukturieren
  • Kurze Sätze (keine Schachtelsätze!)
  • Fettschrift und Kursivierung verwenden
  • Absätze machen (lieber zu viel als zu wenig),
  • Aufzählungen und Listen
  • Einfache Formulierungen


  • Do – Links
  • Links können durchaus nützlich sein. Berichtet man beispielsweise über etwas, was man im Internet entdeckt hat oder möchte man ein Argument mit einem Artikel unterstreichen, kann ein Link gut eingesetzt werden, um nicht alles im Email-Text wiederholen zu müssen. Aber: Zu viele Links verursachen Verwirrung und Überforderung. Deshalb sollten sie nur dort eingesetzt werden, wo der Leser auch einen Mehrwert daraus zieht!

  • Do – Persönliche Verbindung

  • Stellen Sie eine persönliche Verbindung zum Empfänger her, bzw., sollte bereits eine Beziehung bestehen, betonen Sie diese. Die Anrede sollte, wenn möglich, den Namen des Empfängers beinhalten, die Einleitung kann eine persönliche Frage beinhalten oder auf gemeinsame Aktivitäten Bezug nehmen, die Grußformel individuell angepasst werden. Natürlich darf man mit den persönlichen Anspielungen nicht übertreiben, eine gewisse Vertrautheit sorgt allerdings für einen freundlichen Ton und eine positive Stimmung.

  • Don’t – Ironie und Emoticons

  • Ironie mag in Gesprächen manchmal angebracht sein, bzw. die Situation auflockern, schriftlich jedoch kann sie so gut wie nicht herausgelesen werden und wird somit oft missverstanden. Haben Sie das Bedürfnis, Ihre Stimmung mit einem Scherz aufzulockern, wenden Sie sich lieber direkt an Ihre Kollegen.

    Auch Emoticons passen nicht zur Geschäftskorrespondenz. Bei aller Freundlichkeit handelt es sich nach wie vor um ein professionelles Umfeld und sollte so behandelt werden. Smileys, Emojis und Emoticons sind zwar allseits beliebt, verleihen aber eher den Eindruck, dass das Thema nicht ernst genommen wird. Auch hier gilt: Lieber mit den Kollegen als mit den Geschäftspartnern oder Kunden teilen.

  • Don’t – Emotionen miteinfließen lassen

  • Wer kennt es nicht: Schnell mal eine Email gelesen, über den Inhalt geärgert und voller negativer Gefühle geantwortet, nur um seinen Ton ein paar Minuten später zu bereuen. Um zu vermeiden, dass eine schnell geschriebene Antwort falsch ankommt, sollte man sich Zeit nehmen, um das Geschriebene zu verarbeiten und sich eine passende Antwort zu überlegen. Ein bisschen zeitlicher Abstand kann manchmal Wunder bewirken. Lässt es die Dringlichkeit zu, lohnt es sich manchmal, einmal darüber zu schlafen, denn am nächsten Tag ist die Situation meist schon ganz anders, man hat sich beruhigt und kann ein Problem oder einen Konflikt sachlich lösen.

  • Don’t – Flüchtigkeitsfehler

  • Unstrukturierte Emails voller Tippfehler sollten unbedingt vermieden werden. Erstens reflektieren sie negativ auf den Verfasser und zweitens lösen sie beim Empfänger Unmut aus. Denn sie vermitteln das Gefühl, dass der Verfasser die Email als nicht wichtig betrachtet und es nicht für notwendig hält, Struktur zu schaffen und vor dem Senden noch einmal zu kontrollieren. Tatsächlich kann eine Vielzahl an Fehlern, vor allem Tippfehler, vermieden werden, wenn man sich ein bisschen Zeit nimmt und schon beim Schreiben achtsam ist. Im Zweifel fragen Sie lieber einen Kollegen, denn ist die Email samt Fehler erst einmal geschrieben und gesendet, ist es zu spät. Vermittelt man dem Empfänger das Gefühl, der Email-Verkehr wäre nicht wichtig, kann dies zu Missverständnissen und Konflikten führen.

  • Don’t – Konflikte per Email austragen

  • Unstimmigkeiten kommen in den besten (Geschäfts-) Beziehungen vor. Per Email ist es schwierig, diese beizulegen. Schließlich bietet Geschriebenes viel Interpretationsspielraum. Es kommt immer wieder vor, dass eine Message ganz anders ankommt, als sie gedacht war, weil die Formulierung unklar ist. Es gibt einige Anzeichen, aufgrund derer man das Hin und Her per Email beenden und lieber zum Telefon greifen sollte, um ein Missverständnis oder einen Konflikt beizulegen:
  • Wenn die Emotionen hochkochen, aber nicht genug Zeit ist, einmal „darüber zu schlafen“.
  • Wenn der Mailwechsel bereits zahlreiche Emails umfasst, ohne auch nur den Ansatz einer Lösung zu finden.
  • Wenn man mit einer unbekannten Person kommuniziert, die man schriftlich nicht einschätzen kann.
  • Wenn die eigene oder die empfangene Email nicht mehr nur aus wenigen Worten besteht, sondern ganze Bildschirmseiten umfasst. Allerspätestens dann ist es an der Zeit, zu sprechen, statt zu schreiben, da es sich offensichtlich für mindestens einen der Beteiligten um ein wichtiges Thema handelt.

Muster Email

    Zur Veranschaulichung der in diesem Artikel erwähnten Punkte, hier eine Email-Vorlage für eine kurze, auf den Punkt gebrachte Email mit persönlichem Bezug:

    Betreff: Meeting: Projektstart / 03.12. / 10:00 Uhr

    Sehr geehrter Herr Prof. Mayer,

    bezugnehmend auf unser freundliches Telefonat von letzter Woche möchte ich Ihnen nun die bereits besprochenen Eckdaten des Meetings zum Projektstart bestätigen.

  • Thema: Einzelheiten und Start des Projektes XY
  • 03.12. um 10:00 Uhr (Dauer: ca. 1 Stunde)
  • Meetingraum 1.2, 1. Stock


  • Insgesamt werden ca. 12 Personen an dem Meeting teilnehmen. Unsere Mitarbeiterin Frau Müller wird die Moderation der Sitzung übernehmen.

    Für Verpflegung ist gesorgt.

    Ich freue mich darauf, Sie bei dem Meeting willkommen heißen zu dürfen und stehe Ihnen bei Fragen jederzeit gerne zur Verfügung.

    Beste Grüße nach Köln

    Mag. Doris Huber

    Projektleiterin

    *Signatur des Unternehmens (Logo, Name, Adresse, Kontaktdaten, Gerichtsstand, Firmennummer, etc.)*

Fazit

Emails gehören zum Geschäftsalltag fast aller Branchen. Und das aus gutem Grund, denn sie sind eine äußerst praktische Art der Kommunikation. Einerseits sind sie schnell und effizient, andererseits profitiert man davon, alles schriftlich vor sich zu haben und jederzeit mittels Suchfunktion ältere Nachrichten konsultieren zu können. Doch Email-Schreiben muss gelernt sein. Allzu oft begegnen einem Emails, die nicht einmal die grundlegendsten Regeln einhalten und ihren Zweck vollkommen verfehlen. Denn zumindest eine höfliche Anrede, ein gut strukturierter, verständlicher Inhalt und eine freundliche Grußformel sollte jede Email umfassen. Mit unseren Tipps und Tricks gelingt Ihnen die Email-Korrespondenz in Zukunft problemlos. Wie auch beim richtigen Telefonieren oder der Veranstaltung von Videokonferenzen gilt: „Gewusst wie“ bringt Erfolg. Und dieses „Gewusst wie“ ist bei Weitem nicht so schwierig, wie man vielleicht annehmen könnte.