Tipps für einen erfolgreichen Jour fixe

Eine Frau und ein Mann halten ein Online Meeting im Büro ab.

Geändert am : 07.09.2023 14:10

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Termine über Termine: Der Arbeitsalltag vieler Personen wimmelt nur so vor Meetings, sodass sich für die operative Arbeit und das Tagesgeschäft kaum noch Zeit finden lässt. Konferenzen, egal ob physisch oder als virtuelle Meetings, entwickeln sich in Summe zu einem großen Stressfaktor im Büro. Kein Wunder, dass auf dieser Basis der Jour fixe keinen besonders guten Ruf genießt. Besprechungen als regelmäßiges Meeting zu gestalten, hat jedoch große Vorteile und kann sich mit der richtigen Vorbereitung schnell zu einem geschätzten Tool in der Zusammenarbeit mit anderen entwickeln. Denn was im Jour fixe besprochen wird, hat oftmals eine große Relevanz für Teams. Hier erfahren Sie, worauf es beim Ablauf eines Jour fixe ankommt, damit auch Sie von dem Austausch profitieren.

Jour fixe ist eine gängige Bezeichnung in Unternehmen für wiederkehrende Meetings, die ein und denselben Zweck verfolgen. Der französische Begriff bedeutet nichts anderes als „fester Tag“, wird aber hauptsächlich im deutschsprachigen Raum verwendet. Er geht zurück auf das 18. Jahrhundert, in dem es in höheren Gesellschaftsschichten üblich war, sich einmal in der Woche zum sogenannten Jour fixe zu treffen.

In Unternehmen geht es im Jour fixe zwar nicht ganz so feierlich zu, doch relevant sind die Meetings allemal. Die wiederkehrenden Besprechungen finden zu festen Terminen statt und wiederholen sich in geregelten Abständen. Ebenso wird der Teilnehmerkreis vorab definiert, der im Idealfall keinen wesentlichen Änderungen unterworfen ist. Jour fixe werden besonders gerne für Projektteams genutzt, aber auch für Abteilungen oder für den wiederkehrenden Austausch mit Vorgesetzten. Im Rahmen eines Jour fixe besprechen die Anwesenden den aktuellen Stand der Projekte, gleichen diese mit den gesetzten Zielen ab und treffen Entscheidungen, für welche die Expertise des gesamten Personenkreises notwendig ist. Somit haben Jours fixes als Meeting meist eine große strategische Bedeutung, werden dem Zweck aber nur selten gerecht. Die Ursache ist dabei meist in der Umsetzung begründet.

Zum einen sitzen Angestellte heutzutage viel zu häufig und zu lange in Meetings. So wird auch bei einem Jour fixe die Taktung oder die Dauer nur selten an den eigentlichen Bedarf angepasst. In der turbulenten Hochphase eines Projektes gibt es wahrscheinlich mehr Abstimmungsbedarf als in den ruhigeren Zeiten der Nachbereitungsphase des Projektes. Dennoch finden die Meetings weiterhin auf übliche Weise statt – die Gewohnheit und nicht der Bedarf entscheiden über den Rahmen der Besprechung. Die Betriebsblindheit lässt grüßen und hinterlässt dementsprechend ihre Spuren.

Zum anderen sind Jours fixes selten effizient gestaltet und werden als langatmige Zeitfresser empfunden. Das beginnt oftmals bei der fehlenden oder wagen Definition des Ziels der jeweiligen Besprechung, hat aber auch oft mit der personellen Zusammensetzung der Gesprächspartner zu tun. Allzu häufig nehmen Personen an einem Jour fixe teil, die nur einen geringen Beitrag leisten können oder die ein Großteil der Themen nicht einmal betrifft. Manchmal hapert es allerdings an der Vorbereitung oder der generellen Gruppengröße. Denn je mehr Personen teilnehmen, desto größer die Herausforderung. Wird zusätzlich das Timing nicht eingehalten, nimmt der Unmut in der Runde verständlicherweise zu.

Das alles ist wenig motivierend und kostspielig zugleich. Denn so geht wertvolle Arbeitszeit verloren, wodurch dem Unternehmen hohe Kosten entstehen. Auf der anderen Seite finden sich allzu häufig gestresste Mitarbeiter in allen möglichen Jours fixes wieder, die als erstes ihren Laptop aufklappen, um an anderen Aufgaben zu arbeiten. Durch die hohe Anzahl der Meetings müssen viele Angestellte länger bleiben, weil ihnen zu wenig freie Zeit für die Abarbeitung Ihrer Aufgaben zur Verfügung steht. So wird in Besprechungen und besonders in Jours fixes viel geredet, aber nicht immer in die Tat umgesetzt. Doch das geht auch anders.

Regelmäßige Jours fixes an festen Terminen

Verschicken Sie für den Jour fixe nur eine Einladung als Serientermin. Dadurch sind die Zeiten für die Zukunft gleich für das gesamte Team geblockt. Jedes Mal ein neues Datum während des aktuellen Meetings zu finden ist ein schwieriges Unterfangen und kostet Zeit, die sowieso niemand hat. Oftmals sind dann noch Kompromisse notwendig, weil irgendwer schon anderweitig verhindert ist und nicht teilnehmen kann. Durch Einladungen mit sich wiederholenden Terminen sind die Zeiten aller im Kalender automatisch für zukünftige Meetings geblockt. Schicken Sie vor jedem Jour fixe eine Agenda mit allen Updates raus, indem Sie diese gleich für den jeweiligen Termin hinterlegen. So gibt es wirklich keine Ausreden mehr. Gleichzeitig werden Sie auf diese Weise dem Begriff Jour fixe gerecht: fixe Termine mit einer festgelegten, klaren Struktur.

Teilnehmer an einem Jour fixe

Apropos Ausreden – wer nicht gerne zu einem Jour fixe geht oder ständig absagt, sieht vielleicht (noch) keinen Nutzen darin. Das kann zum Beispiel mit dem Inhalt des Termins zu tun haben. Wenn Personen häufig fehlen, sollten Sie hellhörig werden und auf jeden Fall nachfragen. Durchdenken Sie bei neuen Jours fixes den Teilnehmerkreis und fixieren sie diesen in Absprache mit den anderen und den Vorgesetzten. Überlegen Sie genau, wer für die Besprechung unbedingt notwendig ist und wirklich einen Mehrwert für das Ergebnis bietet. Vielleicht kommen Sie sogar darauf, dass ein Großteil der bisherigen Teilnehmer nicht unbedingt zur Lösung beitragen kann und das Meeting Woche für Woche stillschweigend über sich ergehen lässt. Durch eine gekonnte Vorauswahl vermeiden Sie auf charmante Weise, dass die Hälfte gelangweilt am Tisch sitzt oder während des Meetings nur mit halbem Ohr zuhört.

Jour fixe-Materialien

Ein Jour fixe lebt von einer klaren Agenda, die einerseits zur Vorbereitung dient und andererseits für eine gelungene Struktur der Besprechung sorgt. Bereiten Sie den Ablauf und die Tagespunkte auf einem Flipchart vor und stellen Sie diesen im Konferenzraum so auf, dass ihn alle im Blick haben. Ein weiterer wichtiger Punkt: das Protokoll – ein beim Protokollierenden oft unbeliebter, aber dennoch wichtiger Bestandteil aller Meetings. Das Protokoll sollte im Anschluss gut zugänglich abgelegt werden, zum Beispiel auf dem gemeinsamen Server. Im Idealfall erweitern Sie das bestehende Protokoll jedes Mal um die aktuellen Informationen. So lassen sich Verläufe besonders gut nachvollziehen. Komplexere Themen transportieren und erklären Sie gekonnt über eine PowerPoint-Präsentation.

Jour fixe-Protokoll

Im Besprechungsprotokoll halten Sie die wichtigsten Punkte im Jour fixe fest, darunter Entscheidungen, verteilte Aufgaben sowie die Verantwortlichen und wichtige Termine in der Zukunft. Stehen To-Dos in einem Protokoll, schafft das noch mehr Verbindlichkeit und vermeidet anschließende Diskussionen. Selbst wenn der Job des Protokollanten nicht sonderlich beliebt ist, trägt die Person eine große Verantwortung, die auch Spaß machen kann. Denn aus dem Protokoll muss alles entnommen werden können, was für die Zukunft wichtig ist. Schließlich dient das Protokoll dazu, Informationen zur Besprechung später einsehen zu können und bei Unklarheiten nachzulesen. Wenn doch einmal eine Person verhindert ist, stellt ein gutes Protokoll die Essenz des Meetings bereit, sodass die wichtigsten Fragen beantwortet sind. Verfolgen Sie dieses Ziel, wenn Sie ein Besprechungsprotokoll erstellen.

Raum für ein Jour fixe und virtuelle Alternativen

Jours fixes finden häufig in dafür vorgesehenen Konferenzräumen statt. Doch mittlerweile sind Online Meetings genauso wenig aus dem Berufsalltag wegzudenken. Gestalten und bereiten Sie die Besprechungen bedarfsgerecht vor und nehmen Sie auf die Besonderheiten des jeweiligen Settings Rücksicht. Virtuelle Meetings müssen Sie eventuell mit ein paar Minuten mehr Vorlaufzeit vorbereiten und vorab die Internetverbindung sowie die Übertragung prüfen. Sind Teams über mehrere Standorte aufgeteilt, können gute Videokonferenzsysteme zur besseren Kommunikation beitragen. Achten Sie bei der Wahl und Buchung des Konferenzraumes also auf die Ausstattung, wenn Sie von dort aus virtuelle Jours fixes abhalten wollen. Mehr Tipps für erfolgreiche Videokonferenzen entdecken Sie in einem eigenen Beitrag.

Gleiches gilt, wenn Sie physisch zusammenkommen. Auch dann muss vorher die Ausstattung des Konferenzraumes geprüft und sichergestellt sein. Im Besprechungsraum dürfen Beamer und Leinwand eigentlich nicht fehlen. Dabei gehören Flipchart und Zubehör zur Grundausstattung eines jeden Meetingraumes. Darüber hinaus machen sich Obstteller, Getränke und ein angenehmes Ambiente immer wieder bezahlt. Sauberkeit und Ordnung werden natürlich vorausgesetzt. Sie werden sehen: der richtige Konferenzraum macht einen großen Unterschied für die Leistungsfähigkeit und das Konzentrationsvermögen. Erfahren Sie jetzt mehr, was es bei der Gestaltung von Konferenzräumen sonst noch zu beachten gilt.

Die perfekte Dauer für ein Jour fixe

Zeitdruck oder zu viel Zeit sind für ein Jour fixe destruktiv. Beide Fälle können sich auf den Erfolg des Meetings auswirken. Warum? Haben Sie dauernd zu wenig Zeit, versuchen Sie als allererstes die wichtigsten Themen zu bündeln und zu priorisieren. Zeitmanagement ist ebenfalls ein großer Hebel, um viele Themen in der vorgegebenen Dauer des Meetings unterzubringen. Personen, die zu ausufernden Erzählungen neigen, können von der Moderation höflich in die Schranken gewiesen und an Ihr Zeitlimit erinnert werden. Bedenken Sie bei der Anberaumung von wiederkehrenden Terminen, dass jede Minute des Zusammensitzens dem Unternehmen Geld kostet. Je mehr Personen sich an einem Tisch befinden, gelangweilt drein schauen und nicht produktiv sind, desto höher ist die Verschwendung. Im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung (Kaizen) sind solche Situationen zu erkennen und vermeiden. 30 bis 60 Minuten sind stundenlangen Meetings definitiv vorzuziehen, zumal die Konzentration nach einiger Zeit zu wünschen übrig lässt.

Übrigens: Jours fixes im Stehen können dazu beitragen, dass Sie die Besprechungen kurz und knapp halten. Ein kurzer Plausch in der Kaffeeküche ist sowieso viel schöner, vorausgesetzt Sie fühlen sich im Pausenraum wohl.

Moderation eines Jour fixes

Ein gelungener Arbeitsprozess, um Informationen austauschen zu können, setzt eine gekonnte Moderation voraus. Diese Person ist dafür zuständig durch das Meeting durchzuführen, Informationen zu verknüpfen, das Timing sowie die Checkliste im Auge zu behalten und alle Anwesenden im Raum zu integrieren. Der Moderator hält außerdem das Ziel vor Augen und korrigiert den Pfad, wenn die Teilnehmer zu sehr abschweifen. Idealerweise führt der Moderator eines Jour fixes von den leichten zu den schweren Aufgaben durch das Meeting hindurch und berücksichtigt die Aufmerksamkeitsspanne der Teilnehmer.

Die Gründe für einen trägen Jour fixe können vielfältig sein. Sprechen Sie Probleme im Austausch mit den Teilnehmern an und finden Sie gemeinsame Lösungen. Einen Jour fixe sollten Sie schließlich nicht im stillen Kämmerlein planen, sondern die anderen an der Gestaltung demokratisch teilhaben lassen. Das entlastet Sie und steigert die Wahrscheinlichkeit, dass sich Ihr Jour fixe zu einem Termin entwickelt, an dem alle gerne teilnehmen, weil es den Arbeitsalltag maßgeblich erleichtert. Denn sobald Sie anderen die Chance zum Mitgestalten geben, fühlen sich Menschen in Ihren Bedürfnissen wahrgenommen und entwickeln automatisch mehr Motivation zur Eigenverantwortung.

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