Workshop Themen finden und Ziele formulieren

Ganz egal, ob Sie selbstständiger Moderator sind oder als Personalentwickler für ein Unternehmen arbeiten: Am Anfang eines jeden Workshops steht ein Auslöser. Klassischerweise ist dies ein mehr oder minder dringendes betriebliches Problem, wie etwa eine neue geschäftliche Herausforderung oder Unstimmigkeiten im Personalwesen. Auch Verbesserungsvorschläge, etwa ein ungenutztes Optimierungspotenzial, können als Auslöser dienen. Auslöser geben das Thema des Workshops vor und stoßen die weitere Entwicklung bis hin zum fertig ausformulierten Workshop-Ziel an. Agieren Sie als externer Workshopleiter für einen Kunden, hat dieser im Normalfall bereits ein Ziel formuliert, wenn Sie in das Projekt integriert werden. Es lohnt sich trotzdem, mit dem Kunden noch einmal über seine Absichten zu sprechen und dabei die untenstehenden Fragen zum Workshop-Potenzial zu stellen. So bekommen Sie ein Gefühl für das Workshop-Thema und können Unklarheiten beseitigen.

Nicht alle Themen eignen sich für einen Workshop. Die folgenden Fragen können Ihnen dabei helfen, das Workshop-Potenzial eines Themas zu ermitteln:

Workshops dienen der Wissensgenerierung, nicht der Wissensvermittlung. Möchten Sie Ihren Teilnehmenden Informationen vermitteln, können Sie in der Regel mit einer Präsentation bessere Ergebnisse erzielen.

Für eine knappe und konkrete Zielformulierung hat sich die SMART-Methode bewährt. Das Akronym »SMART« steht in diesem Fall für »Spezifisch«, »Messbar«, »Attraktiv«, »Realistisch« und »Terminiert«. Aus diesen fünf Punkten ergibt sich folgende Vorlage für die Formulierung des Workshop-Ziels:

»Wir wollen mit diesem Workshop __ erreichen. Ob uns im Rahmen des Workshops erarbeitete Maßnahmen Erfolg bringen, können wir anhand von __ erkennen. Für den Kunden und die Teilnehmenden ist eine Veränderung attraktiv, weil __. Veränderungen sind realistisch umsetzbar und können bis zum __ in Kraft treten.«

Bei der Planung nach SMART sollten Sie darauf achten, dass Sie das Workshop-Ziel nicht mit der Problemlösung verwechseln. Das Ziel ist die grobe Richtung, die Sie den Teilnehmenden für das kollaborative Arbeiten vorgeben; die Lösungen sollen die Teilnehmenden später beim Workshop gemeinsam erarbeiten. Versuchen Sie sich möglichst von selbst gedachten Lösungsansätzen zu distanzieren. Je offener Sie das Workshop-Ziel formulieren, desto offener sind Sie selbst später bei der Moderation für neue Ideen. Und nur wer offen für neue Ideen ist, kann einen Workshop gebührend lenken.

An dieser Stelle sollten Sie in Absprache mit anderen Beteiligten festlegen, in welcher Form das Ergebnis des Workshops vorgelegt und verbreitet werden soll. Sind schriftliche Verbesserungsvorschläge erwünscht und sollen diese nach Ende des Workshops direkt umgesetzt werden? Werden Diskussionsergebnisse gesammelt und auf dem betriebsinternen schwarzen Brett veröffentlicht? Wenn Sie hier Klarheit schaffen, erleichtern Sie sich die weitere Planung.

Wer einen erfolgreichen Workshop umsetzen möchte, muss bei der Zielfindung auf mehreren Ebenen denken. Die SMART-Methode ist zwar ein exzellentes Tool für das Erarbeiten eines operativen Ziels, sie vernachlässigt allerdings ein weiteres, wichtiges Workshop-Potenzial: Die Wirkung auf die Teilnehmenden.
Die intensive kollektive Auseinandersetzung mit einem Thema schafft nicht nur Wissen – sie schafft Emotionen. Workshops können dazu dienen, Teilnehmende zu motivieren, aufzurütteln und so für ein Thema zu sensibilisieren, das ihnen bisher vielleicht unwichtig erschien.
Sind derartige emotionale Effekte beabsichtigt, sollten Sie dies in Ihrer Zielformulierung nachhalten. So behalten Sie die gewünschte Wirkung auf die Teilnehmenden bei der Planung Ihres Workshops im Auge und können Teilnehmerauswahl, Moderation und Techniken darauf auslegen.
Mit einem umfassend formulierten Ziel schaffen Sie eine solide Grundlage für die weitere Planung Ihres Workshops. Von nun an sollten Sie alle Planungsschritte, von der Teilnehmerauswahl über Methodik bis hin zu logistischen Überlegungen, ganz in den Dienst des Ziels stellen. Wer sich auf sein Workshop-Ziel konzentriert, hat immer einen roten Faden an der Hand und kann unkompliziert bewerten, ob Ideen und Entscheidungen für den Workshop geeignet sind.