Workshop Teilnehmende finden & einladen: die besten Tipps

Wie sie die Teilnehmenden- und Einladungsplanung für Ihren Workshop angehen sollten, hängt in erster Linie davon ab, ob Sie einen innerbetrieblichen oder einen öffentlichen Workshop vorbereiten. Denn für diese beiden Szenarien sind sehr unterschiedliche Herangehensweisen und Zielsetzungen nötig.

Eine Vielfalt an Erfahrungen ist im Workshop das A und O: Ein guter Workshop bringt verschiedene Altersgruppen, Geschlechter, Interessengruppen und Hierarchiestufen in einem Raum zusammen. Laden Sie aus jeder betroffenen Abteilung mindestens eine Person ein und achten Sie darauf, dass die eingeladenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht nur fachliche Kompetenz mitbringen, sondern nach einem erfolgreichen Workshop auch realistische Veränderungen anstoßen können.

Behalten Sie bei der Vorauswahl die Größe der Gruppe im Auge. Eine Person kann je nach Workshop-Situation etwa 10 bis 15 Teilnehmende gebührend betreuen. Wenn Sie sich bereits bei der Themenplanung Mitstreiter:innen ins Boot geholt haben und sich mit diesen die Moderationsarbeit teilen, kann die Gruppe entsprechend auch etwas größer werden. Ab Gruppengrößen von 40 Teilnehmenden wird es aber zunehmend schwieriger, alle Teilnehmenden zu Wort kommen zu lassen.

Klar: Fachliche Kompetenzen und Entscheidungsfähigkeit sind die wichtigsten Kriterien bei der Auswahl der Teilnehmenden. Vergessen Sie aber niemals, dass Ihre Teilnehmenden später im Workshop zusammenarbeiten müssen. Personen, die Sie im Arbeitsalltag als wenig teamfähig erlebt haben, sind nicht in jedem Workshop gut aufgehoben – ganz egal, wie kompetent sie sein mögen.

In dem seltenen Fall, dass Ihnen Antipathien zwischen zwei potenziellen Teilnehmenden bekannt sind, sollten Sie sich gut überlegen, ob Sie unbedingt beide Personen zum Workshop einladen müssen. Eine angespannte Workshop-Atmosphäre kann sich schnell negativ auf die Motivation Ihrer Teilnehmenden auswirken.

Betriebspolitische Faktoren können dazu führen, dass Personen eingeladen werden, die eigentlich nicht recht in die Workshop-Gruppe passen. In vielen Firmen sind das unbeteiligte Entscheidungsträger. Diese können zwar hinterher Veränderungen anstoßen, haben aber durch mangelnde Fachkenntnis im Workshop oft nichts zum Thema beizutragen.

Lassen Sie fachfremden Entscheidungsträgern stattdessen nach dem Workshop die gesammelten und aufbereiteten Ergebnisse zukommen, statt sie einzuladen. So können diese vom erzeugten Wissen profitieren und eine informierte, überlegte Entscheidung treffen.

Wenn Sie die Zeit dazu haben, jede Einladung zu personalisieren, erklären Sie jedem einzelnen kurz, wie Sie und die anderen Teilnehmenden vom Fachwissen dieser Person profitieren können. So geben Sie Ihren Teilnehmenden von Anfang an das Gefühl, ein wichtiger Bestandteil der Workshop-Gruppe zu sein. Dass Sie individuelle Erwartungen an die Teilnehmenden stellen, erzeugt Pflichtgefühl und Verantwortung – sie gehen so motivierter in den Workshop.

Aus diesen Gründen kann eine personalisierte Einladung auch dann Sinn haben, wenn in Ihrem Betrieb Workshop-Einladungen routinemäßig unpersonalisiert, etwa als Termineinladung in Outlook, verschickt werden. Wenn es die Situation zulässt, senden Sie das personalisierte Anschreiben einfach zusätzlich zur unpersonalisierten Einladung.