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Open Space Büro: Was ist das?

Open Space Büros, zu Deutsch meist Großraumbüros oder offenes Bürokonzept genannt, werden immer beliebter bei Unternehmen. Obwohl es auch schon früher Großraumbüros gab, hatten diese einen eher schlechten Ruf mit Assoziationen zu hohen Geräuschpegeln, stressiger Arbeitsatmosphäre und hektischem Ablauf. Die heutigen Open Space Büros sind durchdachte Konzepte, die die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern fördern sollen, ohne erdrückend zu wirken. Es wird darauf geachtet, dass jeder genug Platz hat, um effizient arbeiten zu können, während das Unternehmen selbst durch die geringere benötigte Fläche Kosten sparen kann. Offene Bürokonzepte lassen sich hervorragend mit dem innovativen Arbeitskonzept des Desk Sharing verbinden und sorgen so für ein hohes Maß an Flexibilität und Interaktion am Arbeitsplatz.

Was ist ein Open Space Büro?

Wie der Name bereits verrät, ist ein Open Space Büro ein Großraumbüro, allerdings mit einigen modernen Features. Meist sind die Arbeitsplätze so gestaltet, dass alle Mitarbeiter, unabhängig von ihrer Position innerhalb des Unternehmens, miteinander in Kontakt treten, Ideen austauschen und kommunizieren. Gleichzeitig soll ein Open Space Büro auch gewährleisten, dass den Mitarbeitern ausreichend Platz zur Verfügung steht, um effizient arbeiten zu können. Wie die meisten modernen Arbeitskonzepte geht es beim Open Space Office darum, Hierarchien abzuflachen, Teamarbeit und Kommunikation zu fördern und Flexibilität in den Büroalltag zu bringen.

Was sind die Vor- und Nachteile eines Open Space Büros?

Allein das Wort Großraumbüro löst bei vielen Menschen Ablehnung aus. Die Bilder, die einem in den Kopf schießen sind eher negativ behaftet. Durch das neue Konzept des Open Space Büros hat die Idee nicht nur einen neuen Namen, sondern auch neue und moderne Eigenschaften, die sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich bringen.

    Vorteile
  • Kommunikation und offener Austausch: Durch den informellen Austausch wird die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern, Abteilungen und Führungskräften vereinfacht. Ein offener, ungezwungener Austausch und Ideenfluss finden statt.

  • Gemeinschaftssinn: Die enge Zusammenarbeit und Kommunikation verschiedenster Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens verbinden und fördern den Gemeinschaftssinn. Arbeiten im Team und gegenseitige Unterstützung wird zur Norm. Auch neue Mitarbeiter können so schneller und einfacher in die Gemeinschaft integriert werden.

  • Effiziente Raumnutzung: Ungewollter Leerstand wird vermieden, die vorhandenen Arbeitsplätze werden tatsächlich genutzt, kein Raum geht durch Wände verloren.

  • Kostenersparnis: Unternehmen sparen Kosten für große Arbeitsflächen mit Einzelbüros, außerdem können Bürogeräte und -utensilien gemeinsam genutzt werden, was zu einer verantwortungsbewussten Verwendung führt.


  • Flexibilität: Der Arbeitsplatz kann flexibel gestaltet werden, Tische und Stühle sind identisch und können von jedem gleichermaßen verwendet werden, Rollcontainer und andere mobile Gegenstände sorgen für eine effiziente Nutzung der zur Verfügung stehenden Arbeitsplätze.

    Nachteile
  • Geräuschkulisse: Die Kollegen, die Kopierer, die Telefone, das ständige Öffnen und Schließen von Türen, etc. - all das sorgt für einen gewissen Geräuschpegel im Büro, der nicht zu unterschätzen ist und Stress hervorrufen kann.

  • Konfliktpotential: Stress bedeutet hohes Konfliktpotential. Und das ist bei Großraumbüros sehr hoch: Die Einstellung der Temperatur, die ungleichen Lichtverhältnisse am Arbeitsplatz (Schreibtische im Rauminneren haben wenig Tageslicht), usw. Bereits Kleinigkeiten können bei mehreren Menschen in einem Raum zu Konflikten und einem problematischen Arbeitsklima führen.

  • Gesundheitsrisiko: Viren und Bakterien können sich in Open Space Büros leichter verbreiten, durch die hohe Anzahl von Menschen in einem Raum und die meist künstliche Klimatisierung erhöht sich das Ansteckungsrisiko.

  • Chaos am Arbeitsplatz: Die gemeinsame Nutzung von Bürogeräten kann für Chaos am Arbeitsplatz sorgen. Einige Mitarbeiter müssen etwa weitere Strecken zurücklegen und sorgen dabei für Unruhe bei den Kollegen. Auch längere Wartezeiten z.B. beim Kopierer können entstehen.

Was sind die häufigsten Fehler bei der Gestaltung von Großraumbüros?

Das Konzept Open Office wird in Zukunft wohl an Beliebtheit und Häufigkeit zunehmen. Damit die Umsetzung erfolgreich vonstatten geht, müssen einige Nachlässigkeiten unbedingt vermieden werden. Die am häufigsten auftretenden Fehler sind:

  • Fokus auf Platzsparen
  • Mitarbeitern kein Mitspracherecht geben
  • Bei der technischen Ausstattung sparen
  • Keine Rückzugsmöglichkeiten zur Verfügung stellen
  • Unzureichende Planung und Gestaltung in Hinblick auf Lärm, Beleuchtung und Einrichtung


Wie gestaltet man ein Open Office richtig?

Um die erwähnten Fehler von Haus aus zu vermeiden, muss ein Open Space Büro gut geplant und organisiert werden. Mit den folgenden Tipps steht einer harmonischen Zusammenarbeit nichts mehr im Weg:

  1. Platzsparen mit Maß und Ziel: Obwohl das Thema Platz sparen natürlich eine zentrale Rolle spielt, sollte man es nicht übertreiben. Die Mitarbeiter haben ein Recht auf ein gewisses Maß an Bewegungsfreiheit und brauchen diese, um effizient und produktiv arbeiten zu können.

  2. Mitarbeiter einbinden: Das Kombibüro funktioniert nur, wenn alle Mitarbeiter einverstanden sind und mitmachen. Deshalb sollten von Anfang an alle ein Mitspracherecht haben, ihre Sorgen und Überlegungen im Rahmen von Workshops oder Team-Events besprechen können und gemeinsam Ideen entwickeln, wie ein Großraumbüro gestaltet werden könnte. Einigt man sich auf die Umsetzung des Open Space Konzepts, müssen bestimmte Regeln aufgestellt werden, die von allen akzeptiert und respektiert werden.

  3. Optimale Bürogestaltung: Die allgemeine Gestaltung des Open Space Büros sollte darauf ausgerichtet sein, eine positive Arbeitsatmosphäre und ein ideales Arbeitsumfeld zu bewirken. Die Farbauswahl spielt eine wichtige Rolle, ermüdende oder zu knallige Farben sollten vermieden werden, auch Muster und Bilder an der Wand sollten eher beruhigend und unauffällig sein. Im besten Fall haben die Wände außerdem eine schalldämpfende Wirkung, um den Geräuschpegel zu senken.
    Ein besonders wichtiges Thema ist außerdem die Beleuchtung. Vermeiden Sie flackerndes Neonlicht, das verursacht Unruhe. Die Beleuchtung muss wohl überlegt und geplant werden, denn sie beeinflusst die Produktivität der Mitarbeiter maßgeblich. Es sollte darauf geachtet werden, dass alle Arbeitsplätze optimal beleuchtet sind.

  4. Ausstattung der Arbeitsplätze: Im Sinne der Fairness sollten alle Arbeitsplätze die gleichen Voraussetzungen bieten, Mobiliar und Technik somit identisch sein. Es lohnt sich, Tische und Stühle mit Rollen anzuschaffen, da so der Raum individuell angepasst werden kann, z.B. für verschiedene Projekte und Teamarbeiten.
    Es darf auf keinen Fall bei der technischen Ausstattung gespart werden. Alle Mitarbeiter müssen die gleichen technischen Mittel zur Verfügung haben, welche einwandfrei funktionieren. Die Idee des effizienteren Austauschs von Ideen sollte auch in der technischen Ausstattung reflektiert werden, wie etwa durch einem kollektiven digitalen Speicher. Da vor allem Telefone für eine unangenehme Geräuschkulisse sorgen können, lohnt es sich, allen Mitarbeitern Headsets zur Verfügung zu stellen. Mehr Tipps zum Telefonieren im Büro finden Sie hier.

  5. Sinnvolle Anordnung: Einzelne Arbeitsplätze und Gemeinschaftszonen und -räume müssen so angeordnet werden, dass Mitarbeiter während der Arbeit nicht unnötig gestört werden. So ist es sinnvoll, gemeinschaftlich genutzte Räumlichkeiten wie Kaffeeküchen auf der gegenüberliegenden Seite der Schreibtische zu platzieren. Gemeinsam genutzte Bürogeräte und -utensilien sollten so angeordnet werden, dass nicht erst das ganze Büro durchquert werden muss, dann das kostet nicht nur Zeit sondern stört auch alle anderen Mitarbeiter.
    Finden im Büro Kundentermine statt, sollte sich die Empfangs- und Besucherzone getrennt vom Großraumbüro befinden. So müssen Kunden erst gar nicht die Arbeitsflächen betreten und die Mitarbeiter können ungestört weiterarbeiten.

  6. Rückzugsmöglichkeiten: Auch im Großraumbüro muss es die Möglichkeit geben, sich zurückziehen zu können, sei es um besonders konzentriert zu arbeiten, heikle Telefonate zu führen oder sich kurz eine Auszeit vom Trubel nehmen zu können.


Fazit

Open Space Büros bieten eine Reihe von Vor- und Nachteilen, sowohl für das Unternehmen als auch für die Mitarbeiter. Es treffen verschiedenste Bedürfnisse und Meinungen aufeinander und bei der Umsetzung ist ein hohes Maß an Flexibilität und Anpassungsfähigkeit gefragt. Vermeidet man die klassischen Fehler, gibt man den Mitarbeitern die Chance, mitzureden und beachtet man bei der Gestaltung einige wichtige Punkte, kann ein Großraumbüro ein sehr erfolgreiches und produktives Arbeitskonzept sein, das sich in der Zukunft immer mehr durchsetzen wird.