Suivi des ateliers et débriefing : comment bien faire

Si vous avez fait un sondage sur les attentes des participants au début de l’atelier, l’idéal est d’amorcer votre débriefing en revenant sur ce sondage.

Lors de cette étape, vos participants vous ont confié leurs attentes en termes de contenu, les questions qu’ils aimeraient clarifier et les sujets qu’ils souhaiteraient approfondir.

Si lors du sondage, vous avez noté ces attentes sur des cartes ou des Post-its, affichez-les à nouveau de manière visible. Passer en revue les attentes avec le groupe va vous permettre de définir ensemble les attentes et les objectifs que les participants considèrent majoritairement comme « atteints ». Les attentes comblées sont enlevées du tableau.

Discutez ensuite des attentes non satisfaites avec les participants :

À l’issue de ce débat, affichez les attentes satisfaites sur le tableau et examinez de nouveau les sujets, les objectifs atteints, les tâches et les discussions. Sondez alors vos participants une nouvelle fois :

Le meilleur des ateliers ne sert à rien si les participants ont déjà oublié les sujets traités au bout de quelques jours. Le savoir doit s’enraciner et les nouveaux acquis doivent amorcer des changements. Pour ce faire, mieux vaut passer directement de la phase du sondage sur les attentes à une phase de discussion sur les prochaines mesures respectives pour chaque participant.

Toutefois, ce débat ne sera pertinent que pour les ateliers intraentreprise, car dans les scénarios d’entreprise, tous les participants sont familiarisés avec les structures et peuvent mener une discussion éclairée. Exemples de questions :

Veillez absolument à prendre des notes afin de pouvoir communiquer ultérieurement aux décisionnaires l’aide dont vos participants ont besoin. Une fois l’atelier terminé, la négociation de l’étendue et de la mise en œuvre de ces aides n’est plus de votre ressort. Mais déclencher les négociations relève tout à fait de vos prérogatives.

Il vous reste maintenant à définir les prochaines étapes avec vos participants. Pour ce faire, appuyez-vous sur les informations récoltées en posant ces questions citées plus haut. Plus c’est concret, mieux c’est : l’expérience montre que les listes de tâches avec des échéances fixes fonctionnent le mieux.

D’autre part, les participants doivent se sentir responsables, c’est pourquoi vous devez vous adresser à eux de manière personnelle.

L’objectif du suivi est le suivant : d’une part, informer les parties prenantes sur les contenus et les ententes trouvées, et d’autre part faire que vos participants se remémorent les points essentiels quelques jours après la fin de l’atelier.

En Europe, l’élimination des substances dangereuses telles que les produits chimiques est régie par l’ordonnance relative au catalogue des déchets (CLP). Ce règlement classe les substances chimiques par degré de dangerosité. Elle définit également un code de déchets qui doit être utilisé pour identifier les produits chimiques en fonction de leur contenu.

La première étape d’un suivi réussi consiste à établir un protocole photographique minutieux. Travailler avec un tableau blanc ne dispense pas de devoir prendre des photos durant l’atelier. Il faut immortaliser la surface avant que l’effaceur fasse son œuvre.

Les utilisateurs de flipcharts peuvent en revanche réafficher les feuilles du bloc et les cartes pour les photographier en toute tranquillité pour le suivi.

Aujourd’hui, même les smartphones basiques sont dotés d’appareils photo qui donnent des images lisibles avec une bonne luminosité. Si vous possédez ce type de modèle, téléchargez l’une des nombreuses applications permettant de prendre facilement des photos, puis convertissez-les au format PDF.

Si vous utilisez un service de stockage dans le cloud comme Dropbox ou OneDrive, vous disposez déjà d’une application dédiée sur votre propre appareil - y compris le téléchargement automatique vers le cloud.

Mais prendre uniquement des photos des contenus est rarement suffisant. Les personnes qui vont lire votre document n’ont pas toutes participé à l’atelier. Les décisionnaires, en particulier, veulent être convaincus par votre suivi afin de justifier de futurs investissements dans les prochaines étapes et dans l’accompagnement des participants. La solution est de préparer vos résultats en y introduisant un fil conducteur immédiatement reconnaissable et de joindre impérativement le planning.

Moins vous avez de fichiers à envoyer, mieux c’est. Regroupez idéalement vos images et vos textes en un seul document PDF. Ainsi, nul besoin de gérer des dizaines de pièces jointes, ce qui diminue considérablement la réticence à examiner sérieusement l’ensemble du document.