L'open space : qu'est-ce que c'est ?
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Les open spaces, ces espaces de travail ouverts, sont de plus en plus appréciés des entreprises. Même si ce type d'aménagement des bureaux existait déjà par le passé, celui-ci avait assez mauvaise réputation et était associé à des niveaux sonores trop élevés, à une ambiance de travail stressante et à une routine agitée. Les open spaces d'aujourd'hui sont des concepts sophistiqués censés encourager la communication entre les employés sans être trop oppressants. On veille à ce que chacun ait suffisamment de place afin de pouvoir travailler de manière efficace, et à ce que l'entreprise soit en mesure de faire des économies en raison de l'importance moindre de la surface requise. Les concepts de bureaux en espace ouvert s'allient parfaitement au caractère innovant de celui du desk sharing apportant ainsi une grande flexibilité et beaucoup d'interaction sur le lieu de travail.
Qu'est-ce qu'un open space ?
Comme son nom l'indique, l'open space est un bureau aménagé dans un espace ouvert et doté de certaines caractéristiques modernes. La plupart des espaces de travail sont conçus de manière à ce que tous les employés d'une entreprise puissent entrer en contact les uns avec les autres, échanger des idées et communiquer, quel que soit leur poste au sein de l'entreprise. Les open spaces doivent également garantir que les employés aient suffisamment de place pour pouvoir travailler de manière efficace. Comme c'est le cas pour la plupart des concepts de travail modernes, l'objectif de celui-ci est d'aplanir les hiérarchies, d'encourager le travail en équipe ainsi que la communication, et de rendre le quotidien au bureau plus flexible.
Quels sont les avantages et les inconvénients de l'open space ?
- Avantages
- Plus de communication et des échanges ouverts : L'échange informel favorise la communication entre les employés, les services et les dirigeants. Un échange et un flux d'idées ouverts et libres de toute contrainte voient le jour.
- L'esprit d'équipe : Lorsque des employés issus des secteurs les plus divers travaillent étroitement ensemble et communiquent activement, cela forme un lien entre eux et encourage l'esprit d'équipe. Le travail en groupe et le soutien mutuel deviennent la norme. Les nouveaux collaborateurs peuvent ainsi être intégrés plus rapidement et plus facilement à l'équipe.
- Une meilleure utilisation de l'espace : On exploite tout l'espace à disposition, tous les postes de travail existants sont utilisés, et l'absence de mur offre un gain de place indéniable.
- Des économies de coûts : Ce concept profite aux entreprises, qui économisent sur les coûts engendrés par les grandes surfaces de travail dotées de bureaux individuels. De plus, les appareils peuvent être utilisés en commun, et donc de manière responsable.
- De la flexibilité : L'espace de travail peut être aménagé avec flexibilité. Les tables et les chaises sont identiques et peuvent être utilisées de la même manière par tout le monde ; les caissons et autres objets mobiles garantissent une utilisation efficace des espaces de travail mis à disposition.
- Inconvénients
- Les bruits de fond : Les collègues, les photocopieuses, les téléphones, le fait d'ouvrir et de refermer les portes en permanence… Tout cela est source de bruit au bureau, et il ne faut pas sous-estimer ce facteur ainsi que le stress qu'il engendre.
- Un potentiel de conflit : Le stress augmente le risque de conflits. Dans les bureaux en espace ouvert, ce risque est très élevé, d'autant plus que les sources de conflit sont multiples : réglage de la température, conditions de luminosité inégales sur le lieu de travail (les bureaux situés dans les espaces intérieurs sont peu éclairés), etc. Lorsque plusieurs personnes sont réunies dans un petit espace, quelques détails suffisent pour mettre le feu aux poudres.
- Un risque pour la santé : Les virus et les bactéries se propagent plus facilement dans les open spaces en raison du grand nombre de personnes présentes dans une même pièce. D'autre part, la climatisation, souvent artificielle, augmente le risque de contagion.
- Le chaos sur le lieu de travail : L'utilisation commune des appareils de bureau peut engendrer un véritable chaos sur le lieu de travail. Par exemple, certains employés devront faire des trajets plus longs, dérangeant ainsi leurs collègues. Il peut également y avoir de longues files d'attente, par exemple près de la photocopieuse.
Quelles sont les erreurs les plus fréquentes liées à l'aménagement des bureaux en open space ?
- Mettre l'accent sur le gain de place ;
- Ne pas autoriser les employés à donner leur avis ;
- Faire des économies sur les équipements techniques ;
- Ne pas mettre d'espace d'isolation à la disposition des employés ;
- Planifier et aménager l'espace en termes de bruit, d'éclairage et d'équipement de façon inadéquate.
Comment aménager au mieux un open space ?
- Gagnez de la place tout en restant raisonnable : Même si ce sujet occupe un rôle central ici, il ne faut tout de même pas exagérer. Les employés ont le droit d'avoir une certaine liberté de mouvement, et ils en ont besoin pour travailler de manière efficace et productive.
- Faites participer les employés : Le concept de bureau combiné ne fonctionne que si tous les collaborateurs sont d'accord et qu'ils participent à sa réalisation. Ces derniers doivent tous pouvoir donner leur avis dès le début ; ils doivent pouvoir formuler leurs inquiétudes et leurs idées dans le cadre d'ateliers ou d'événements en équipe. Ils doivent pouvoir développer des idées communes sur l'aménagement des bureaux en espace ouvert. Si on se met d'accord sur le concept de l'open space, il convient de mettre en place certaines règles, que tout le monde devra accepter et respecter.
- Aménagez scrupuleusement l'espace : De manière générale, l'open space doit être aménagé de manière à créer une ambiance de travail positive et un environnement idéal pour travailler. Par conséquent, le choix des couleurs joue ici un rôle important ; il faut éviter les tons fatiguant les yeux ou trop vifs. Les motifs et les tableaux doivent aussi avoir un effet plutôt reposant et discret. Dans le meilleur des cas, les murs auront un effet insonorisant et permettront de réduire le niveau de bruit.
L'éclairage est aussi un sujet important. Évitez les lumières fluorescentes et scintillantes, car cela rend nerveux. L'éclairage doit être bien pensé et planifié, car il influence grandement la productivité des employés. Évidemment, il faut veiller à ce que tous les espaces de travail soient bien éclairés. - Équipez les postes de travail : IPar souci d'équité, tous les postes de travail doivent offrir les mêmes conditions ; les meubles et les appareils doivent donc être identiques. L'achat de tables et de chaises à roulettes s'avère rentable. En effet, cela permet d'adapter la pièce en fonction des besoins, par exemple pour différents projets et travaux en équipe.
Il ne faut en aucun cas lésiner sur les équipements techniques. Tous les employés doivent avoir à leur disposition les mêmes moyens techniques, qui doivent fonctionner correctement. L'idée d'un échange d'idées plus efficace doit également se refléter dans l'équipement, par exemple grâce à l'utilisation d'une mémoire numérique collective. Enfin, comme les téléphones constituent la principale source de bruits de fond désagréables, il vaut mieux fournir des casques audio à tous les employés. D'ailleurs, vous trouverez plus de détails sur l'art de téléphoner au bureau ici. - Optez pour un agencement judicieux : les postes de travail et les zones communes doivent être agencés de manière à ce que les employés ne soient pas dérangés inutilement pendant qu'ils travaillent. Il est donc judicieux de placer les pièces utilisées en commun, comme les cafétérias, du côté opposé aux bureaux. Par ailleurs, le matériel et les appareils de bureau utilisés en commun doivent être agencés de manière à ce qu'on n'ait pas besoin de traverser tout l'espace pour y accéder. En effet, cela prendrait beaucoup de temps et dérangerait les autres employés.
Si des rendez-vous client ont lieu dans les locaux, la zone de réception réservée aux visiteurs doit être séparée des postes de travail en open space. Les clients n'auront ainsi plus à pénétrer dans les espaces de travail, ce qui permettra aux employés de travailler sans être dérangés. - Offrez des possibilités de retrait : les open spaces doivent aussi offrir une possibilité de s'isoler, que ce soit pour travailler en y mettant toute sa concentration, pour passer des appels particulièrement délicats ou pour prendre une petite pause pour se ressourcer.
Conclusion
Les bureaux en open space offrent toute une série d'avantages et d'inconvénients, aussi bien pour l'entreprise que pour les employés. L'objectif de ce concept est de répondre aux besoins et opinions les plus divers ; c'est pourquoi sa mise en œuvre requiert de la flexibilité et une grande capacité d'adaptation. Si l'on évite les erreurs classiques, si l'on offre aux collaborateurs l'opportunité de s'exprimer et si l'on observe quelques points importants en matière d'agencement, les open spaces peuvent s'avérer être une source de succès et un concept de travail productif qui deviendra de plus en plus populaire à l'avenir.