Définir des thèmes d’ateliers et formuler les objectifs

Que vous soyez animateur indépendant ou que vous travailliez en tant que chargé de développement du personnel dans une entreprise, il y a un élément déclencheur à l’origine de chaque atelier. En général, il s’agit d’un problème opérationnel plus ou moins urgent comme un nouveau défi commercial ou des désaccords concernant la gestion du personnel. Des suggestions d’amélioration peuvent également jouer le rôle d'élément déclencheur, comme celles portant sur les potentiels d’optimisation inexploités par exemple. Ces éléments définissent le thème de l’atelier et permettent d’extrapoler jusqu’à ce que l’objectif soit clairement formulé. Cet objectif sera néanmoins imposé et déjà défini dans le cas où vous intégrez un projet en tant qu’animateur externe pour le compte d’un client. N’hésitez pas à questionner à nouveau le client sur ses attentes en lui posant les questions ci-après sur le potentiel de l’atelier. Vous pourrez ainsi lever toute ambiguïté et comprendrez mieux l’esprit de l’atelier.

Tous les thèmes ne sont pas pertinents pour un atelier ? Les questions suivantes peuvent vous aider à déterminer le pouvoir d’un atelier sur un sujet :

Les ateliers servent à générer des connaissances et non pas à les transmettre. Pour transmettre des informations à vos participants, vous obtiendrez généralement de meilleurs résultats avec une présentation.

La méthode SMART a fait ses preuves pour formuler de manière concise et concrète des objectifs. L’acronyme « SMART » signifie « Spécifique », « Mesurable », « Atteignable », « Réaliste » et « Temporel ». Ces cinq points génèrent le modèle suivant pour la formulation de l’objectif de l’atelier :

« Nous voulons atteindre __ avec cet atelier. Grâce à __, nous pouvons constater si les mesures élaborées dans le cadre de l’atelier nous font aboutir à une réussite. Pour le client et les participants, un changement est intéressant, car __. Les changements sont réalisables et peuvent entrer en vigueur d’ici le __. »

Lors de la planification avec la méthode SMART, veillez à ne pas confondre objectif de l’atelier et résolution du problème. L’objectif est la direction générale que vous imposez au départ aux participants pour le travail de groupe. Les solutions sont élaborées en commun par les participants à un stade plus avancé dans le déroulement de l’atelier. Essayez de vous détacher autant que possible des solutions que vous avez vous-même imaginées. Plus l’objectif de l’atelier est ouvert, plus vous devez rester réceptif aux nouvelles idées qui vont émerger durant l’animation. Cette condition est essentielle pour conduire un atelier dans les règles de l’art.

À ce stade, vous pouvez maintenant déterminer sous quelle forme le résultat de l’atelier doit être présenté et diffusé, et ce en concertation avec les autres parties prenantes. Des propositions d’amélioration écrites sont-elles acceptées et doivent-elles être appliquées directement après l’atelier ? Les résultats des discussions sont-ils compilés et affichés sur le tableau d’affichage interne de l’entreprise ? Clarifiez ce point en amont pour faciliter votre planification ultérieure.

Pour réussir la mise en place d’un atelier, il existe une astuce : envisager la définition des objectifs sur plusieurs niveaux Si la méthode SMART est outil excellent pour élaborer les objectifs opérationnels, elle néglige néanmoins un autre pouvoir essentiel de l’atelier : il s’agit de l’impact sur les participants.
Étudier collectivement et intensivement d’un thème ne génère pas uniquement du savoir, cela crée aussi des émotions. Les ateliers ont en effet le pouvoir de motiver les participants, les réveiller et les sensibiliser ainsi à un sujet qui leur semblait peut-être anodin jusqu’alors.
Si vous recherchez cet aspect émotionnel, tenez-en compte dans la formulation de vos objectifs. L’impact souhaité sur les participants restera ainsi bien présent tout au long de la planification de votre atelier et vous pourrez adapter le choix des participants, l’animation et les techniques en conséquence.
Un objectif formulé de manière exhaustive est une base solide pour la planification ultérieure de votre atelier. Désormais, toutes les étapes de la planification (du choix des participants aux aspects logistiques, en passant par la méthodologie) doivent être entièrement dédiées à l’objectif. Si vous restez concentré sur l’objectif de votre atelier, vous ne perdrez jamais le fil et pourrez juger si les idées émergentes et les décisions sont adaptées à l’atelier.